Conservación y archivo digital de facturas: guía completa para cumplimiento legal en España

Marco legal: las normativas que regulan la conservación de facturas en España

La conservación de facturas digitales en España no está regulada por una única norma, sino por un conjunto de normativas complementarias que establecen plazos y requisitos específicos. Entender este marco legal es fundamental para evitar incumplimientos.

Las cuatro normativas clave

Ley General Tributaria (LGT): Establece un plazo de prescripción de 4 años para las deudas tributarias, lo que significa que la Agencia Tributaria puede revisar las facturas de los últimos cuatro años. Este periodo comienza a contar desde el 1 de julio del año siguiente al ejercicio en que se declararon.

Código de Comercio: Obliga a conservar la documentación contable, incluidas las facturas, durante 6 años a partir del último asiento contable. Esta normativa mercantil es más estricta que la fiscal y debe tenerse en cuenta para una gestión empresarial completa.

Ley Crea y Crece (Ley 18/2022): Introduce la obligatoriedad de la factura electrónica estructurada para operaciones B2B y establece que las facturas electrónicas deben permanecer accesibles para su destinatario durante al menos 4 años, garantizando su lectura, descarga o copia en cualquier momento.

Real Decreto 1007/2023 (VeriFactu): Regula los requisitos técnicos específicos de los sistemas informáticos de facturación y establece que el software debe conservar los datos y registros durante un mínimo de 4 años, asegurando su accesibilidad, legibilidad y recuperación íntegra durante todo ese periodo.

Calendario de entrada en vigor

Actualización importante: El 2 de diciembre de 2025, el Gobierno aprobó un segundo aplazamiento de VeriFactu mediante Real Decreto-ley, extendiendo los plazos un año adicional.

Cronología de aplazamientos:

• Fechas originales (Real Decreto 1007/2023, diciembre 2023): enero y julio 2026
• Primer aplazamiento (Real Decreto 254/2025, abril 2025): mantuvo las mismas fechas
• Segundo aplazamiento (Real Decreto-ley, 2 diciembre 2025): pospone a 2027

Fechas definitivas actualizadas

VeriFactu:

• 29 de julio de 2026: Nueva fecha límite para que los fabricantes de software adapten sus productos a VeriFactu (aplazado un año)
• 1 de enero de 2027: Obligación activa para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (aplazado un año)
• 1 de julio de 2027: Entrada en vigor para autónomos y personas físicas con actividad económica (aplazado un año)

Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece):

• 12 meses tras publicación del reglamento para empresas con facturación superior a 8 millones de euros
• 24 meses tras publicación del reglamento para empresas con facturación inferior a 8 millones y autónomos

Plazos de conservación: No todas las facturas son iguales

Uno de los errores más comunes es aplicar el mismo plazo de conservación a todas las facturas. La realidad es más compleja, y el plazo varía significativamente según el tipo de documento y la naturaleza de la operación.

Facturas de gastos y ventas corrientes

Las facturas de operaciones ordinarias (alquiler, suministros, servicios profesionales, compras de material) deben conservarse 4 años fiscales completos desde el 1 de julio del año siguiente al ejercicio en que se declararon.

Ejemplo práctico: Una factura de servicios de consultoría recibida en marzo de 2025 debe conservarse hasta julio de 2030. El razonamiento es el siguiente: la factura se declara en el ejercicio 2025, el plazo de prescripción comienza el 1 de julio de 2026 y finaliza el 30 de junio de 2030.

Facturas de bienes de inversión e inmovilizado

Este es el caso más complejo y donde se cometen más errores. Las facturas de inversiones (maquinaria, vehículos, mobiliario, equipos informáticos, edificios) deben guardarse durante todo el tiempo en que el bien se esté amortizando, más 4 años adicionales.

Ejemplo 1 - Vehículo: Si compras un vehículo comercial en 2025 y lo amortizas linealmente en 10 años, deberás conservar la factura hasta 2039 (10 años de amortización + 4 años extra = 14 años totales).

Ejemplo 2 - Inmuebles: Para terrenos y edificaciones, el plazo se extiende aún más debido al periodo de regularización del IVA, que es de 9 años para inmuebles. Por tanto, la conservación total puede llegar a 13 años o más (9 años de regularización + 4 años de prescripción).

Recomendación crítica: Muchas empresas cometen el error de eliminar facturas de inversión tras 4 o 6 años. Si Hacienda inspecciona tu contabilidad y no puedes justificar la adquisición de un activo que sigues amortizando, pueden desestimar la deducción fiscal y aplicar sanciones.

Facturas relacionadas con bases imponibles negativas

Cuando una empresa genera pérdidas y las compensa en ejercicios posteriores (bases imponibles negativas), las facturas que originaron esas pérdidas deben conservarse hasta 4 años después de su compensación definitiva.

Ejemplo: Si en 2025 tu empresa tiene pérdidas de 50.000 euros y las compensa gradualmente durante 2026, 2027 y 2028, las facturas que originaron esas pérdidas deben conservarse hasta 2032 (último año de compensación 2028 + 4 años).

La regla de oro: Conserva durante 10 años cuando haya duda

Aunque la normativa marca plazos mínimos de 4 a 6 años, muchos asesores fiscales y auditores recomiendan guardar las facturas durante 10 años, especialmente en estos casos:

• Sectores altamente regulados (salud, finanzas, seguros)
• Bienes de inversión con amortizaciones largas
• Operaciones con ayudas públicas o subvenciones
• Litigios pendientes o reclamaciones en curso
• Operaciones internacionales complejas

Desde el punto de vista penal, los delitos fiscales graves prescriben a los 10 años, lo que refuerza esta recomendación como medida de prudencia.

Requisitos técnicos obligatorios para la conservación digital de facturas

Con la entrada en vigor de VeriFactu, la conservación digital ya no consiste simplemente en guardar archivos PDF en una carpeta de Google Drive. El sistema debe cumplir requisitos técnicos estrictos que garanticen la integridad, autenticidad y trazabilidad de cada documento.

Generación de registros inalterables

Cada factura emitida debe crear un registro electrónico de alta inalterable que incluya:

• Datos identificativos completos del emisor y destinatario
• Importe neto, IVA desglosado y total de la factura
• Fecha y hora exactas de emisión (timestamp)
• Firma electrónica del sistema o emisor
• Identificador único de registro (UUID)
• Hash del registro anterior (encadenamiento criptográfico)

Este registro debe almacenarse en formato estructurado XML siguiendo el estándar definido por la AEAT, y ser único e inalterable, garantizando que no pueda modificarse sin dejar rastro detectable.

Firma digital obligatoria con certificado válido

Todas las facturas y registros de alta deben estar firmados electrónicamente con un certificado digital válido del emisor o del sistema de facturación autorizado. Esta firma digital asegura tres garantías fundamentales:

Integridad: Que el contenido de la factura no pueda ser modificado una vez emitida sin que la firma se invalide.

Autenticidad: Que se pueda demostrar de forma fehaciente quién emitió la factura.

No repudio: Que el firmante no pueda negar posteriormente haber emitido la factura.

Los certificados digitales aceptados incluyen certificados de persona jurídica, certificados de representante de persona jurídica o certificados específicos del software de facturación homologado.

Encadenamiento criptográfico: la innovación técnica de VeriFactu

Una de las innovaciones más importantes de VeriFactu es el encadenamiento de facturas mediante hash criptográfico. Cada registro de factura incluye el hash (huella digital única) del registro anterior, generando una cadena que impide eliminar o alterar cualquier factura histórica sin afectar a toda la secuencia.

Este sistema utiliza el algoritmo SHA-256, el mismo principio tecnológico que emplea blockchain para garantizar inmutabilidad. Funciona así:

1. La primera factura genera un hash único basado en su contenido
2. La segunda factura incluye ese hash en su propio registro y genera un nuevo hash
3. La tercera factura incluye el hash de la segunda, y así sucesivamente
4. Si intentas modificar cualquier factura histórica, su hash cambiará
5. Al cambiar ese hash, todas las facturas posteriores quedarán invalidadas
6. La verificación fallará, alertando inmediatamente sobre la manipulación

Implicación práctica: Ya no es posible "olvidarse" de registrar una factura o modificar importes a posteriori sin que quede evidencia técnica irrefutable.

Formato estándar XML y código QR verificable

Las facturas deben poder exportarse en un formato XML estructurado y normalizado que incluya campos obligatorios como identificación completa de las partes, fecha y hora de emisión, tipo de operación, importes, IVA, firma digital y hash encadenado.

Además, cada factura emitida bajo VeriFactu debe incluir un código QR único que permite su verificación instantánea. Hacienda puede escanear estos códigos para validar la autenticidad de las facturas en cualquier momento, incluso durante inspecciones presenciales.

Con la implementación de la Ley Crea y Crece, el formato UBL (Universal Business Language) está ganando protagonismo como estándar europeo para las transacciones B2B, mientras que Facturae 3.2.2 seguirá siendo obligatorio para facturar a las Administraciones Públicas.

Auditabilidad: qué puede exigir Hacienda en una inspección

En una inspección fiscal, la Agencia Tributaria tiene amplias facultades para verificar el cumplimiento de la normativa de conservación y archivo de facturas. Conocer exactamente qué pueden solicitar te ayudará a preparar tu sistema adecuadamente.

Comprobaciones habituales durante inspecciones

Acceso directo al software de facturación: Hacienda puede solicitar acceso remoto o presencial al sistema informático para verificar que cumple con los requisitos técnicos de VeriFactu. Esto incluye revisar la configuración, los logs del sistema y la estructura de la base de datos.

Verificación del encadenamiento criptográfico: Los inspectores comprobarán que las facturas están correctamente encadenadas mediante hash SHA-256 y que no existen huecos inexplicables en la numeración correlativa. Cualquier factura eliminada o modificada romperá la cadena criptográfica.

Revisión de códigos QR: Cada factura debe incluir su código QR único. Hacienda puede escanear estos códigos de forma aleatoria para validar la autenticidad instantánea de las facturas y cotejarlas con sus registros.

Cotejo con registros de la AEAT: Si has optado por el sistema de facturas verificables con comunicación en tiempo real, Hacienda cotejará tus facturas locales con los registros que ha recibido automáticamente de tu software.

Comprobación de formatos y firmas: Los auditores verificarán que las facturas están en formato XML válido, con firma electrónica correcta, certificado vigente en el momento de emisión y que cumplen el estándar técnico oficial.

Trazabilidad completa de operaciones: El sistema debe generar un registro de eventos (log) que recoja cada operación relevante (emisión, modificación, anulación, consulta) y la relacione con el usuario responsable y el timestamp exacto.

Documentación que debes tener preparada

Para facilitar cualquier inspección y demostrar cumplimiento, mantén siempre accesible:

• Manual técnico del software de facturación utilizado
• Certificado de homologación del software (si aplica)
• Certificados digitales vigentes y caducados utilizados para firmar
• Política de conservación documental de la empresa
• Registros de copias de seguridad y pruebas de recuperación
• Acuerdos de procesamiento de datos (DPA) con proveedores cloud
• Documentación de procedimientos internos de control

Sanciones por incumplimiento: riesgos económicos que debes conocer

Las sanciones por no cumplir con las obligaciones de conservación y archivo de facturas digitales son considerables y pueden afectar gravemente a la viabilidad económica de una empresa, especialmente para pymes y autónomos.

Sanciones tributarias específicas según la infracción

No emitir factura electrónica cuando es obligatorio: Multa de hasta 10.000 euros por infracción, según el artículo 2 bis apartado 9 de la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

Defecto en la emisión de facturas: Según el artículo 201 de la Ley General Tributaria, la sanción es del 2% del importe total de las operaciones no facturadas correctamente. Si Hacienda no puede calcular el importe exacto, se aplican 300 euros por cada factura defectuosa.

Incumplimiento de conservación de facturas: Multa del 2% sobre la cifra de negocios relacionada con las facturas no conservadas correctamente o no presentadas durante la inspección.

Incumplimiento de la llevanza de libros registros: Sanción del 1% del importe de la cifra de negocios del sujeto infractor en el periodo afectado.

Incumplimiento sustancial de obligaciones de facturación: Cuando el incumplimiento afecta a más del 20% del importe de las operaciones del periodo, las sanciones anteriores pueden elevarse al doble (4% y 2% respectivamente según los casos).

No conservar las facturas durante el tiempo requerido: Multa variable que puede alcanzar hasta 50.000 euros en casos graves, especialmente si impide la comprobación efectiva de obligaciones tributarias.

Sistemas no conformes con VeriFactu: Si tu software no cumple con los requisitos técnicos obligatorios, se considera que estás utilizando sistemas de ocultación de ventas o ingresos, con multas que pueden llegar a 50.000 euros por cada ejercicio incumplido.

Ejemplo real: el coste de la numeración incorrecta

Un caso ilustrativo reciente: la AEAT multó a una empresa con casi 2 millones de euros por huecos detectados en la numeración de facturas simplificadas (tiques), aunque no se demostró ocultación real de ventas ni perjuicio fiscal efectivo.

El sistema de numeración correlativa sin huecos es un mecanismo de control fiscal, y cualquier irregularidad —incluso técnica o involuntaria— puede considerarse incumplimiento sustancial, con las sanciones agravadas correspondientes.

Agravantes que aumentan las sanciones

Las sanciones pueden incrementarse significativamente si concurren circunstancias agravantes:

• Reincidencia en incumplimientos similares
• Resistencia u obstrucción a la inspección
• Ocultación deliberada de documentación
• Uso de medios fraudulentos o engañosos
• Cuantía especialmente elevada de las operaciones afectadas

Excepciones a la obligatoriedad: cuándo no aplica la normativa

Es fundamental distinguir entre las excepciones a VeriFactu (Real Decreto 1007/2023) y las excepciones a la factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece), ya que son normativas diferentes con ámbitos de aplicación distintos.

Excepciones a VeriFactu (Real Decreto 1007/2023)

Según la documentación oficial de la AEAT, están exentos de cumplir con VeriFactu los siguientes contribuyentes:

1. Contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII)

Las empresas y profesionales que ya reportan sus facturas en tiempo real mediante el sistema SII no necesitan implementar VeriFactu, ya que este sistema cumple la misma finalidad de control y transparencia fiscal. Esto incluye:

• Grandes empresas con facturación anual superior a 6 millones de euros
• Grupos de IVA
• Contribuyentes inscritos en el REDEME (Régimen de Devolución Mensual del IVA)
• Cualquier empresa que haya optado voluntariamente por el SII

2. Contribuyentes en operaciones sin obligación de emitir factura

VeriFactu solo aplica cuando existe obligación legal de emitir factura. Por tanto, están exentos en las operaciones donde no se requiere factura:

• Operaciones B2C (con consumidores finales) cuando no se solicita factura y el importe es inferior a 3.000 euros
• Autónomos en módulos o recargo de equivalencia: Solo en las operaciones concretas en las que no están obligados a emitir factura (no es una exención total del régimen)
• Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca: Cuando los compradores emiten los recibos agrarios (no los productores)

3. Territorios con régimen foral

• País Vasco: Tienen su propio sistema equivalente llamado TicketBAI, por lo que están exentos de VeriFactu
• Navarra: Actualmente sin legislación específica, por lo que están exentos de VeriFactu (pendiente de desarrollo normativo propio)

Aclaración importante: no existe exención general por importe de operación (400 € o 3.000 €) para VeriFactu. Si estás obligado a emitir factura, debes cumplir VeriFactu independientemente del importe, salvo que aplique alguna de las excepciones anteriores.

Excepciones a la Factura Electrónica B2B (Ley Crea y Crece)

La Ley 18/2022 (Crea y Crece) establece la obligación de factura electrónica para operaciones entre empresas y profesionales (B2B), pero excluye:

1. Operaciones B2C (Business to Consumer)

Las empresas que venden exclusivamente a consumidores finales no están obligadas a emitir facturas electrónicas estructuradas. Pueden continuar con facturas simplificadas, tickets o facturas en papel tradicionales.

2. Operaciones entre particulares

Las transacciones que no involucren a empresarios o profesionales quedan fuera del ámbito de aplicación.

Resumen: ¿estoy exento?

Estás exento de VeriFactu si:

• Ya usas el sistema SII (obligatorio o voluntario)
• Operas en País Vasco (TicketBAI) o Navarra
• En operaciones concretas donde no estás obligado a emitir factura

Estás exento de factura electrónica B2B si:

• Solo vendes a consumidores finales (B2C)
• No eres empresario ni profesional

NO estás exento por:

• Facturar menos de 400 € o 3.000 € en operaciones B2B
• Tributar en módulos o recargo de equivalencia (salvo operaciones sin obligación de factura)
• Ser autónomo o pequeña empresa (solo se aplaza el plazo de implementación)

Importante: aunque estés exento de VeriFactu o factura electrónica B2B, sigues obligado a conservar las facturas durante los plazos legales establecidos (mínimo 4 años fiscales, hasta 13 años para bienes de inversión).

Mejores prácticas para la conservación y archivo digital

Cumplir con la normativa mínima es obligatorio, pero implementar las mejores prácticas profesionales te protegerá ante inspecciones, facilitará tu gestión diaria y garantizará la continuidad de tu negocio ante cualquier contingencia.

Integración con sistemas ERP y contabilidad

Para empresas que ya utilizan sistemas ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Odoo, A3, Holded), la integración del archivo de facturas con el ecosistema existente es fundamental para eficiencia operativa:

Claves para una integración exitosa

Utiliza APIs certificadas: Conecta tu ERP con el sistema de facturación VeriFactu mediante interfaces de programación oficiales que garanticen compatibilidad y cumplimiento.

Asegura sincronización bidireccional: Los datos deben fluir en ambas direcciones entre contabilidad y archivo documental, manteniendo consistencia automática.

Implementa validaciones automáticas: El sistema debe detectar y alertar sobre inconsistencias entre registros contables y facturas archivadas (diferencias de importe, fecha, NIF).

Centraliza la gestión: Trabaja desde una única plataforma integrada para mayor eficiencia operativa, reduciendo duplicidad de tareas y riesgo de errores.

Mantén histórico completo: La integración debe preservar el histórico de cambios y ajustes contables relacionados con cada factura para trazabilidad total.

Muchos ERPs modernos ya incluyen módulos nativos compatibles con VeriFactu, mientras que otros requieren conectores específicos que puedes adquirir a proveedores especializados.

Protección de datos personales: RGPD y confidencialidad

Las facturas contienen datos personales (nombres, NIFs, direcciones) protegidos por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por lo que su conservación debe cumplir también con esta normativa:

Medidas de cumplimiento RGPD en archivo de facturas

Implementa controles de acceso basados en roles (RBAC): Solo usuarios con necesidad legítima según su función deben poder acceder a las facturas.

Registra todos los accesos: Mantén logs detallados de quién accede a facturas con datos personales, cuándo y con qué propósito.

Establece plazos de borrado: Una vez superado el periodo de conservación legal obligatoria, elimina las facturas de forma segura (borrado irreversible).

Firma acuerdos de confidencialidad: Con todos los proveedores de almacenamiento en nube o servicios de gestión documental (DPA - Data Processing Agreement).

Realiza evaluaciones de impacto (DPIA): Si procesas grandes volúmenes de facturas con datos personales (especialmente categorías especiales), documenta el análisis de riesgos y medidas de protección.

Informa a los interesados: Incluye en tu política de privacidad información sobre cómo conservas y proteges los datos personales contenidos en facturas.

Responde a derechos ARCO: Prepara procedimientos para atender solicitudes de acceso, rectificación, cancelación u oposición relacionadas con datos en facturas históricas.

Checklist final: ¿Está tu empresa preparada para el cumplimiento?

Rellena este formulario para recibir un checklist útil para revisar tu negocio:

Conclusión: la conservación digital como ventaja competitiva

La conservación y archivo digital de facturas ha dejado de ser una simple obligación administrativa para convertirse en un elemento estratégico de cumplimiento, seguridad y eficiencia empresarial. Las leyes Crea y Crece y VeriFactu han elevado significativamente los estándares técnicos, exigiendo sistemas robustos que garanticen integridad, autenticidad y trazabilidad a largo plazo.

El cumplimiento no es opcional ni negociable: las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar decenas de miles de euros y comprometer seriamente la viabilidad de un negocio, especialmente para pymes y autónomos con márgenes ajustados. Sin embargo, más allá de evitar multas, implementar un sistema de archivo digital bien diseñado aporta ventajas competitivas tangibles:

Agilidad operativa: Acceso instantáneo a cualquier factura desde cualquier ubicación y dispositivo, eliminando búsquedas en archivadores físicos y ahorrando tiempo valioso.

Reducción significativa de costes: Eliminación de archivo físico (alquiler de espacios, material, gestión) y optimización de procesos administrativos mediante automatización.

Tranquilidad ante inspecciones: Cumplimiento demostrable con documentación auditable, trazabilidad completa y capacidad de respuesta inmediata a requerimientos de Hacienda.

Protección ante desastres: Recuperación garantizada gracias a backups redundantes en múltiples ubicaciones, protegiendo la continuidad del negocio.

Mejora en la relación comercial: Transparencia, profesionalidad y capacidad de enviar duplicados o justificantes instantáneamente a clientes y proveedores.

Preparación para el futuro: Sistemas escalables que se adaptan al crecimiento del negocio sin inversiones adicionales significativas.

La clave del éxito está en actuar ahora, antes de que las fechas de obligatoriedad lleguen y te encuentres sin margen de maniobra. Evalúa objetivamente tu sistema actual, identifica gaps de cumplimiento mediante la checklist proporcionada, invierte en software certificado VeriFactu y establece procesos sólidos de backup y seguridad.

La transformación digital de la facturación no es solo una imposición legal; es una oportunidad estratégica para modernizar tu empresa, ganar eficiencia operativa, reducir riesgos de sanciones y diferenciarte en un mercado cada vez más digitalizado y exigente.

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