VeriFactu + Crea y Crece: checklist por tamaño de empresa

¿Qué es VeriFactu y por qué es relevante para tu empresa?

VeriFactu es el sistema obligatorio de facturación electrónica impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) para garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos en España. Está regulado por el Real Decreto 1007/2023 y forma parte de la respuesta a la Ley Antifraude 11/2021.

Su objetivo es eliminar el “software de doble uso” y asegurar que cada factura pueda ser verificada por Hacienda en tiempo real o casi inmediato. Afecta a todos los contribuyentes que no están ya obligados al Suministro Inmediato de Información (SII), que dispone de su propio sistema.

Calendario práctico y nota oficial de Hacienda: ¿Cuándo es obligatorio VeriFactu según el tamaño de empresa?

Tras el Real Decreto 254/2025, Hacienda ha retrasado la entrada en vigor del reglamento VeriFactu para facilitar la adaptación de empresas y autónomos. El calendario oficial es:

• Empresas y sociedades (personas jurídicas): Obligación a partir del 1 de enero de 2026.
• Autónomos (personas físicas): Obligación a partir del 1 de julio de 2026.
• Las grandes empresas bajo el reglamento SII están exentas de Verifactu.

Este calendario escalonado responde a la necesidad de que los desarrolladores adapten sus soluciones y los contribuyentes dispongan de tiempo suficiente para cumplir los requisitos técnicos. Puedes consultar la nota oficial de Hacienda y el calendario actualizado en la web de la AEAT.

Clasificación de empresas: ¿Cómo saber si soy pequeña, mediana o gran empresa?

La clasificación oficial de empresas en España sigue los criterios de la Comisión Europea (Recomendación 2003/361/CE):

• Microempresa: <10 empleados y ≤2 millones € de facturación/anuales o activos.
• Pequeña empresa: <50 empleados y ≤10 millones € de facturación/anuales o activos.
• Mediana empresa: <250 empleados y ≤50 millones € de facturación/anuales o ≤43 millones € de activos.
• Gran empresa: ≥250 empleados o >50 millones € de facturación/anuales.

Esta clasificación afecta tanto a VeriFactu como a la facturación electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece.

Matriz de requisitos VeriFactu y Ley Crea y Crece por tamaño de empresa

1. Microempresas y autónomos

• Obligaciones: Adoptar software de facturación certificado que cumpla VeriFactu antes del 1 de julio de 2026.
• Opciones: Uso de la aplicación gratuita de la AEAT o software de mercado certificado.
• Facturación manual (Excel/Word): Permitida solo si se realiza sin automatización, numeración o conservación informática. Si se usan fórmulas, macros o se almacena digitalmente, debe cumplir VeriFactu.
• Exenciones: Quienes tributen en módulos o bajo regímenes especiales pueden estar exentos, igual que quienes ya usan SII.

2. Pequeñas y medianas empresas (PYMES)

• Obligaciones: Software de facturación certificado VeriFactu desde el 1 de enero de 2026 (si son sociedades) o 1 de julio de 2026 (autónomos).
• Requisitos técnicos: Generación de registros de facturación inalterables, hash encadenado, registro de eventos, QR y envío en línea a la AEAT (o almacenamiento seguro).
• Facturación electrónica B2B: Si la facturación supera los 8 millones de euros, obligación de facturación electrónica según Ley Crea y Crece desde enero de 2026.

3. Grandes empresas

• Obligaciones: Idénticas a las PYMES, pero suelen estar ya obligadas al SII y, por tanto, exentas de VeriFactu. Si no usan SII, deben cumplir VeriFactu desde enero 2026.
• Requisitos adicionales: Integración con sistemas de gestión y cumplimiento de auditorías internas y externas.

Checklist práctico para la implementación de VeriFactu

¿Se podrá seguir facturando con Excel o Word? Resolvemos la duda clave

La respuesta depende de CÓMO se use:

• Facturación manual (sin automatizar, ni conservar): Si solo usas Excel, Word o similares para rellenar e imprimir facturas de forma manual, sin numeración automática ni conservación digital, NO estarás obligado a VeriFactu.
• Facturación informática (con fórmulas, macros, listados, conservación digital): Si usas Excel, Word, Google Sheets, etc., para generar, almacenar, numerar o procesar facturas de forma automatizada o digital, SÍ estarán sujetos a VeriFactu y deberás cumplir los mismos requisitos que cualquier software certificado.

Según la Consulta Vinculante V2653-24 de la Dirección General de Tributos, Hacienda aclara cuándo el uso de Excel pasa a considerarse “software de facturación”. La clave está en la automatización y en el tratamiento digital: si Excel se utiliza solo como una plantilla manual, queda fuera de VeriFactu; pero en cuanto sirve para generar, numerar o conservar facturas de forma informática, debe cumplir con la normativa.