Software de administración de fincas: gestiona con facilidad tus comunidades de propietarios y vecinos

Un administrador de fincas puede tener a cargo diferentes comunidades de vecinos en régimen de propiedad horizontal, cada una con sus particularidades y acreedores. Si este es tu caso, o bien solo gestionas una finca rústica o urbana pero no tienes muchos conocimientos contables, necesitas un software de administración de fincas.

Un software de administración de fincas en una solución vertical que tiene todas las herramientas necesarias para gestionar de manera óptima y sencilla las comunidades de propietarios.

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Índice de contenidos

1. ¿Que es un software para la administracion de fincas?
2. Principales funciones del software para la administracion de fincas
3. Ventajas de utilizar un software de administracion de fincas
4. ¿Y si gestionas varias propiedades en nombre de tus clientes? Software de administracion de propiedades
5. 5 consejos para escoger el mejor software de administracion de fincas
6. Elige ahora el programa para administrar fincas que mejor se adapta a tus necesidades

¿Qué es un software para la administración de fincas?

Siniestros, incidencias, seguros, quejas, cuotas, recibos, gastos, nóminas...los procesos financieros, legales y técnicos que abarca la administración de fincas son múltiples y variados.

Cada inmueble y comunidad de vecinos tiene unas características particulares, y los administradores deben tener en cuenta tal cantidad de factores que hace que sea absolutamente necesario hoy en día su gestión a través de un software especialmente diseñado para este sector, con herramientas esenciales como contabilidad, incidencias o integración con bancos y plataformas fiscales, a otro de valor añadido que permiten mejorar los servicios prestados y agilizar aún más los trámites, como es la comunicación entre propietarios.

Un software de administración de fincas permite gestionar ilimitadas comunidades desde un único programa y agilizar y automatizar tareas administrativas, cálculos de cuotas de propietarios y presentar modelos fiscales a través de internet.

Principales funciones del software para la administración de fincas

Contabilidad:

Realizar repartos por coeficientes, manuales, a partes iguales y en base a consumos.
Gestionar y tener en cuenta para los gastos la nómina de los empleados del inmueble (porteros, personal de limpieza, jardineros, etc).
Generar y diseñar recibos y facturas personalizadas para acreedores y vecinos rápidamente y con cálculos automáticos en función de las cuotas o retenciones.
Gestionar ingresos y gastos de cada ejercicio.
Calcular recargos e intereses de recibos cuyo plazo haya finalizado.
Crear fichas de cada propiedad con sus respectivos coeficientes y cuotas.
Vincular gastos y acreedores, así como el estado de los recibos (pagado, devuelto, etc.)

Incidencias:

Visualizar las incidencias asociadas a todas las comunidades que gestiona el administrador con el seguimiento de las mismas.
Realizar un seguimiento de las incidencias y mantenimiento de edificios.

Gestión de propietarios:

Aglutinar en una misma base de datos toda la información de cada propietario: dirección, cuotas, recibos, impagos...
Permite realizar múltiples búsquedas y filtros, listados y ordenar toda la documentación relacionada con cada contacto.

Financiero:

Cargar y administrar movimientos de bancos y recibos.
Controlar los impagos de propietarios de todas las comunidades.
Presentar liquidaciones con saldos individualizados por propiedad.
Tramitar modelos oficiales de IVA e IRPF y presentarlos de manera online.
Calcular tus propios honorarios y emitir facturas de todas sus comunidades y pasar su cobro al banco.

Otras funciones:

Envío de notificaciones vía email o sms para convocatorias de juntas, comunicación de cuotas y control de morosos.
Modulo de mailing para el envío de correos electrónicos de forma masiva por comunidades.
Plataformas de comunicación interna para los vecinos.
Controlar lecturas de contadores y calcular las cuotas a pagar por cada propiedad en base a las tarifas aplicadas.
Diseñar y crear cartas y circulares personalizadas mediante plantillas.
Integración con Microsoft Office.
Agenda para citas, recordatorios y reuniones.

Ventajas de utilizar un software de administración de fincas

Gestionar ilimitadas comunidades, subcomunidades y propietarios con sus diferentes cuotas desde un único programa, con copias de seguridad de la base de datos.
Automatizar procesos administrativos y ahorrar tiempo. Administrar la información de tus bancos y proveedores para automatizar los procesos administrativos más repetitivos relacionados con la contabilidad de facturas, movimientos bancarios, etc.
Gestionar fácilmente la morosidad de distintos inmuebles y el estado de impagos de todas las comunidades.
Fácil manejo del software, con un diseño intuitivo y eficaz. No es necesario tener grandes conocimientos informáticos o financieros.
Emitir informes y análisis de gastos e ingresos por propiedad y propietario para para poder entregar a sus clientes.
Accesibilidad del despacho. Gracias a las modalidades en la nube o a las app para tablets y smartphone, podrás acceder a los datos desde cualquier lugar y consultar tu base de datos o incidencias urgentes.

¿Y si gestionas varias propiedades en nombre de tus clientes? Software de administración de propiedades

Un administrador de propiedades gestiona igualmente un elevado número de inmuebles en nombre de sus propiedades, por lo que también necesita para su correcta gestión un sistema de administración de fincas, un software de administración de propiedades.

Una óptima administración de las casas a través de una herramienta de gestión supondrá el ahorro de mucho tiempo y dinero, maximizando el valor de las propiedades asignadas con menor esfuerzo y mayor eficiencia.

La administración de propiedades, propietarios, inquilinos, contratos, cobros… no es nada fácil. Pero gracias a esta herramienta el control financiero, documental y contable se automatizará para un trabajo mucho más ágil, sin pérdidas ni errores, ofreciendo además un trato al cliente excepcional.

Gracias a este tipo de programas conseguirás una serie de prestaciones de vital ayuda para el sector:

Gestión de contratos de alquiler: Administración de todos los contratos de alquiler de forma automatizada y seguimiento periódico de su estado.
Gestión de la facturación: Administración de los cobros, pagos y recibos, así como emisión y envío automático de facturas.
Control de inmuebles: Organización de la cartera de inmuebles de manera sencilla y gestión de los datos relevantes de las propiedades.
Gestión de liquidaciones a propietarios: Administración de la agenda de contactos: registro, actualización y consulta de los datos de los inquilinos y propietarios entre otros.
Control de caja: Seguimiento de cada uno de los movimientos generados durante unas fechas determinadas. Gestión y cuadre de caja, así como generación de informes y balances de ingresos.

5 consejos para escoger el mejor software de administración de fincas

En la nube. Es muy importante que tus herramientas te permitan trabajar en la nube; es decir, que no tengas la necesidad de tenerlo almacenado todo en tu ordenador. De esta forma puedes trabajar desde cualquier lugar donde te conectes y desde cualquier dispositivo y, además, disponer de manera automática de copias de seguridad.
Modulable. Es muy recomendable que tenga módulos configurables, de manera que puedas elegir qué quieres y necesitas y qué no… Tiene que ser un software que se adapte a ti y a tu labor de administración de fincas, nunca al revés.
Que permita integraciones. También es bueno que ese software permita complementarse con otros, incluso realizar mejoras de funciones y diferentes prestaciones gracias a esa integración.
100% seguridad. Estos programas te tienen que dar la máxima garantía de seguridad: en el despacho del administrador de fincas existen datos sensibles, de carácter personal y tienes que sentirte muy seguro con las herramientas que elijas.

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