- 1. ¿Que es un software de administracion de fincas?
- 2. Los mejores software de administracion de fincas: TOP 6 de 2021
- 3. Principales funciones del software de administracion de fincas
- 4. Ventajas de utilizar un software de administracion de fincas
- 5. Mantenimiento de edificios y seguimiento de incidencias
- 6. ¿Y si gestionas varias propiedades en nombre de tus clientes? Software de administracion de propiedades
- 7. 5 consejos para escoger el mejor software de administracion de fincas
- 8. Elige ahora el programa para administrar fincas que mejor se adapta a tus necesidades
¿Qué es un software de administración de fincas?
Siniestros, incidencias, seguros, quejas, cuotas, recibos, gastos, nóminas...los procesos financieros, legales y técnicos que abarca la administración de fincas son múltiples y variados.
Cada inmueble y comunidad de vecinos tiene unas características particulares, y los administradores deben tener en cuenta tal cantidad de factores que hace que sea absolutamente necesario hoy en día su gestión a través de un software especialmente diseñado para este sector, con herramientas esenciales como contabilidad, incidencias o integración con bancos y plataformas fiscales, a otro de valor añadido que permiten mejorar los servicios prestados y agilizar aún más los trámites, como es la comunicación entre propietarios.
Los mejores software de administración de fincas: TOP 6 de 2021
TAAFVisitar Web
El software especialmente diseñado para la automatización y mejora de la gestión de comunidades, fincas y patrimonios.
Uno de los ERP más completa del mercado para el sector, se adapta a cada necesidad por su flexibilidad y sus opciones de personalización.
Integra la gestión económica y de la contabilidad, cobros, recibo, devoluciones, remesas SEPA, morosidad, etc; con un CRM para gestión de clientes y sistema de comunicaciones.
Servicio postventa muy especializado, dispone de consultores con grandes conocimientos del negocio. Su cercanía con el usuario les permite evolucionar y ofrecer lo más adecuado en cada momento.
Fynkus Visitar Web
Plataforma en la nube para gestión de fincas y comunidades de vecinos que dispone de su propia app móvil para administradores y propietarios, lo que agiliza la gestión de incidencias desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Gracias a la app para propietarios pueden modificar sus datos de contacto y consultar próximos recibos, deudas o la cuenta bancaria de la comunidad.
La app para el administrador facilita ver el estado de la comunidad, las cuentas, los movimientos, los documentos vinculados y enviar avisos desde cualquier lugar.
Un software muy fácil de usar y de navegación intuitiva, que incluye la descarga automática y diaria de movimientos del banco y ofrece su propio canal de comunicación con los clientes.
ADCOMUNIDADVisitar Web
Solución ERP online para administradores de comunidades de propietarios en régimen horizontal y de comunidades de bienes organización vertical.
Gestión de múltiples comunidades, sin límite de usuarios y multiidioma para generar informes en el idioma del propietario.
Permite organizar la documentación por propiedades, propietarios, inquilinos... controlar las incidencias y contratos y gestionar los avisos, convocatorias y juntas.
Facturación por contratos, generación de recibos, remesas, gestión de cobros, presupuestos, diferentes tipos de reparto, conciliación bancaria, tablón de anuncios, portal web para propietarios (despacho 24h) para que realicen sus trámites online y portal web para administración.
FincasProVisitar Web
Software integral de gestión en la nube para administradores de fincas.
Ofrece contabilidad automática con la norma 43; oficina virtual para información a propietarios; sistema de comunicación para envío de mailings o sms con recordatorios, actas, convocatorias, etc; gestor de incidencias y personalización de recibos, cartas, facturas y documentos con la imagen corporativa del administrador.
Indefinidas oficinas, usuarios y puestos trabajando a la vez desde cualquier lugar sin necesidad de instalación. Copias de seguridad diarias y automáticas de todos los datos. Soporte técnico incluido.
AYFASOFT: yovecino.comVisitar Web
Solución web que resuelve toda la problemática de la Administración de Fincas, con diferentes perfiles y opciones de usuario según se trate de un administrador, un presidente de la comunidad, un conserje, vecinos o propietarios.
Gestiona todo lo referente con propiedades, división horizontal, cuotas y recibos, remesas y contabilidad.
Permite, si se desea, el voto telemático, y su recuento automático, así como gestionar las convocatorias y actas. Con formación online mediante tutoriales a través de su web.
ColindarVisitar Web
Aplicación multiplataforma online modular que se adapta perfectamente a las necesidades de cada administrador de fincas.
Sin límite de usuarios para trabajar todos los integrantes del despacho de forma coordinada
Gestiona propiedades, contabilidad, proveedores asociados, facturas, documentos, alertas e incidencias, etc.
Módulo especial para gestión de aforo y reservas en las piscinas comunitarias. Envío de emails, sms y WhatsApp para notificaciones a los propietarios.
Copias de seguridad automáticas y soporte técnico incluido.
Un software de administración de fincas permite gestionar ilimitadas comunidades desde un único programa y agilizar y automatizar tareas administrativas, cálculos de cuotas de propietarios y presentar modelos fiscales a través de internet.
Principales funciones del software de administración de fincas
- Realizar repartos por coeficientes, manuales, a partes iguales y en base a consumos.
- Gestionar y tener en cuenta los gastos la nómina de los empleados del inmueble (porteros, personal de limpieza, jardineros, etc).
- Generar y diseñar recibos y facturas personalizadas para acreedores y vecinos rápidamente y con cálculos automáticos en función de las cuotas o retenciones.
- Gestionar ingresos y gastos de cada ejercicio.
- Calcular recargos e intereses de recibos cuyo plazo haya finalizado.
- Crear fichas de cada propiedad con sus coeficientes y cuotas.
- Vincular gastos y acreedores, así como el estado de los recibos (pagado, devuelto, etc.)
GESTIÓN DE PROPIETARIOS:
- Aglutinar en una misma base de datos toda la información de cada propietario: dirección, cuotas, recibos, impagos...
- Permite realizar múltiples búsquedas y filtros, listados y ordenar toda la documentación relacionada con cada contacto.
INCIDENCIAS:
- Visualizar las incidencias asociadas a todas las comunidades que gestiona el administrador con el seguimiento de las mismas.
- Realizar un seguimiento del mantenimiento de edificios.
FINANCIERO:
- Cargar y administrar movimientos de bancos y recibos.
- Controlar los impagos de propietarios de todas las comunidades.
- Presentar liquidaciones con saldos individualizados por propiedad.
- Tramitar modelos oficiales de IVA e IRPF y presentarlos de manera online.
- Calcular tus propios honorarios y emitir facturas de todas sus comunidades y pasar su cobro al banco.
OTRAS FUNCIONES:
- Envío de notificaciones vía email o sms para convocatorias de juntas, comunicación de cuotas y control de morosos.
- Plataformas de comunicación interna para los vecinos.
- Controlar lecturas de contadores y calcular las cuotas a pagar por cada propiedad en base a las tarifas aplicadas.
- Crear cartas y circulares personalizadas mediante plantillas.
- Integración con Microsoft Office.
- Agenda para citas, recordatorios y reuniones.
Ventajas de utilizar un software de administración de fincas
- Gestionar ilimitadas comunidades, subcomunidades y propietarios con sus diferentes cuotas desde un único programa, con copias de seguridad de la base de datos.
- Automatizar procesos administrativos y ahorrar tiempo. Administrar la información de tus bancos y proveedores para automatizar los procesos administrativos más repetitivos relacionados con la contabilidad de facturas, movimientos bancarios, etc.
- Gestionar fácilmente la morosidad de distintos inmuebles y el estado de impagos de todas las comunidades.
- Fácil manejo del software, con un diseño intuitivo y eficaz. No es necesario tener grandes conocimientos informáticos o financieros.
- Emitir informes y análisis de gastos e ingresos por propiedad y propietario para para poder entregar a sus clientes.
- Accesibilidad del despacho. Gracias a las modalidades en la nube o a las app para tablets y smartphone, podrás acceder a los datos desde cualquier lugar y consultar tu base de datos o incidencias urgentes.
Mantenimiento de edificios y seguimiento de incidencias
Dentro de los software de administración de fincas, una funcionalidad muy importante es la gestión del mantenimiento de edificios. El proceso de deterioro de los inmuebles depende de los años transcurridos y del uso de residentes y visitantes, pero también de la calidad del seguimiento realizado de las incidencias, por eso es tan importante contar un programa que ayude en la gestión de incidencias y el mantenimiento de edificios, tanto preventivo como correctivo.
El mantenimiento preventivo de edificios consiste en prevenir cualquier posible avería en las instalaciones, los equipos, la maquinaria, etc. a través de revisiones y reparaciones periódicas. De este modo es posible garantizar el buen funcionamiento y la seguridad de los inmuebles. La finalidad de este tipo de mantenimiento es anticiparse al deterioro de las instalaciones provocado por el uso de los elementos que lo conforman. Algunos de los procedimientos más comunes del mantenimiento preventivo son las inspecciones, la puesta en marcha de determinados elementos, la limpieza o las reparaciones.
El módulo de mantenimiento permite integrar la información asociada a cada actividad relacionada con el cuidado y reparación del inmueble y su gasto económico:
- Planificar las acciones de mantenimiento preventivo del edificio para evitar imprevistos y garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones.
- Gestionar los gastos derivados con la contratación de empresas servicios de mantenimiento, pagos y presupuestos.
- Realizar un seguimiento y control de la calidad de los servicios prestados.
- Controlar los presupuestos de las gestiones de mantenimiento y llevar un registro de las facturas de los servicios.
¿Y si gestionas varias propiedades en nombre de tus clientes? Software de administración de propiedades
Un administrador de propiedades gestiona igualmente un elevado número de inmuebles en nombre de sus propiedades, por lo que también necesita para su correcta gestión un sistema de administración de fincas, un software de administración de propiedades.
Una óptima administración de las casas a través de una herramienta de gestión supondrá el ahorro de mucho tiempo y dinero, maximizando el valor de las propiedades asignadas con menor esfuerzo y mayor eficiencia.
La administración de propiedades, propietarios, inquilinos, contratos, cobros… no es nada fácil. Pero gracias a esta herramienta el control financiero, documental y contable se automatizará para un trabajo mucho más ágil, sin pérdidas ni errores, ofreciendo además un trato al cliente excepcional.
Gracias a este tipo de programas conseguirás una serie de prestaciones de vital ayuda para el sector:
- Gestión de contratos de alquiler: Administración de los contratos de alquiler de forma automatizada y seguimiento periódico de su estado.
- Gestión de la facturación: Administración de los cobros, pagos y recibos, así como emisión y envío automático de facturas.
- Control de inmuebles: Organización de la cartera de inmuebles de manera sencilla y gestión de los datos relevantes de las propiedades.
- Gestión de liquidaciones a propietarios: Administración de la agenda de contactos: registro, actualización y consulta de los datos de los inquilinos y propietarios entre otros.
- Control de caja: Seguimiento de cada uno de los movimientos generados durante unas fechas determinadas. Gestión y cuadre de caja, así como generación de informes y balances de ingresos.
5 consejos para escoger el mejor software de administración de fincas
- En la nube. Es muy importante que tus herramientas te permitan trabajar en la nube; es decir, que no tengas la necesidad de tenerlo almacenado todo en tu ordenador. De esta forma puedes trabajar desde cualquier lugar donde te conectes y desde cualquier dispositivo y, además, disponer de manera automática de copias de seguridad.
- Modulable. Es muy recomendable que tenga módulos configurables, de manera que puedas elegir qué quieres y necesitas y qué no… Tiene que ser un software que se adapte a ti y a tu labor de administración de fincas, nunca al revés.
- Que permita integraciones. También es bueno que ese software permita complementarse con otros, incluso realizar mejoras de funciones y diferentes prestaciones gracias a esa integración.
- 100% seguridad. Estos programas te tienen que dar la máxima garantía de seguridad: en el despacho del administrador de fincas existen datos sensibles, de carácter personal y tienes que sentirte muy seguro con las herramientas que elijas.
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