Los 5 mejores software de Administración de Fincas para gestionar con facilidad comunidades de propietarios y vecinos

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¿Qué es un software de administración de fincas?

Siniestros, incidencias, seguros, quejas, cuotas, recibos, gastos, nóminas... los procesos financieros, legales y técnicos que abarca la administración de fincas son múltiples y variados.

Cada inmueble y comunidad de vecinos tiene unas características particulares, y los administradores deben tener en cuenta tal cantidad de factores que hace que sea absolutamente necesario hoy en día su gestión a través de un software especialmente diseñado para este sector.

Un software para administradores de fincas cuenta con herramientas esenciales como contabilidad, gestión de incidencias o integración con bancos y plataformas fiscales, y otras de valor añadido que permiten mejorar los servicios prestados y agilizar aún más los trámites, como es la comunicación directa con propietarios.

 
Un software de administración de fincas permite gestionar ilimitadas comunidades desde un único programa y agilizar y automatizar tareas administrativas, cálculos de cuotas de propietarios y presentar modelos fiscales a través de internet.
 

Los mejores software de administración de fincas: TOP 5 para administradores de 2022

 

TAAFVisitar Web

El software especialmente diseñado para la automatización y mejora de la gestión de comunidades, fincas y patrimonios.

Uno de los software ERP para administración de fincas más completo del mercado, que se adapta a cada necesidad por su flexibilidad y sus opciones de personalización.

TAAF integra la gestión económica y de la contabilidad, cobros, recibos, devoluciones, remesas SEPA, morosidad, etc; con un CRM para gestión de clientes y sistema de comunicaciones.

Servicio postventa muy especializado, dispone de consultores con grandes conocimientos del negocio. Su cercanía con el usuario les permite evolucionar y ofrecer lo más adecuado en cada momento.

 
TAAF
 

Fynkus Visitar Web

Plataforma online de gestión de fincas y comunidades de vecinos que dispone de su propia app móvil para administradores y propietarios, lo que agiliza la gestión de incidencias desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Gracias a la app para propietarios pueden modificar sus datos de contacto y consultar próximos recibos, deudas o la cuenta bancaria de la comunidad.

La app para el administrador facilita ver el estado de la comunidad, las cuentas, los movimientos, los documentos vinculados y enviar avisos desde cualquier lugar.

Fynkus es un software en la nube muy fácil de usar y de navegación intuitiva, que incluye la descarga automática y diaria de movimientos del banco y ofrece su propio canal de comunicación con los clientes.

 
Fynkus
 

ADCOMUNIDADVisitar Web

Solución ERP online para administradores de comunidades de propietarios en régimen horizontal y de comunidades de bienes organización vertical.

ADCOMUNIDAD integra la gestión de múltiples comunidades, sin límite de usuarios y multiidioma para generar informes en el idioma del propietario.

Un software para administración de fincas que permite organizar la documentación por propiedades, propietarios, inquilinos... controlar las incidencias y contratos y gestionar los avisos, convocatorias y juntas.

Facturación por contratos, generación de recibos, remesas, gestión de cobros, presupuestos, diferentes tipos de reparto, conciliación bancaria, tablón de anuncios, portal web para propietarios (despacho 24h) para que realicen sus trámites online y portal web para administración.

 
ADCOMUNIDAD
 

FincasProVisitar Web

Software para administradores de fincas; una solución integral de gestión en la nube para el sector.

FincasPro ofrece contabilidad automática con la norma 43; oficina virtual para información a propietarios; sistema de comunicación para envío de mailings o sms con recordatorios, actas, convocatorias, etc; gestor de incidencias y personalización de recibos, cartas, facturas y documentos con la imagen corporativa del administrador.

Indefinidas oficinas, usuarios y puestos trabajando a la vez desde cualquier lugar sin necesidad de instalación. Copias de seguridad diarias y automáticas de todos los datos. Soporte técnico incluido.

 
FincasPro
 

Bookgy es un gestor de reservas online para comunidades de vecinos.

Un tipo de software de administración de fincas centrado en las reservas de las urbanizaciones y comunidades de vecinos de pistas, salas, barbacoas o cualquier otro espacio reservable en la finca.

Facilita la gestión de espacios comunitarios y evita problemas entre vecinos, y Se adapta perfectamente a las necesidades de cada comunidad.

Bookgy es una aplicación online muy ágil y sencilla, que permite gestionar reservas, anulaciones, normas, reglas… desde el ordenador o el teléfono

Además, integra un sistema de recordatorios para mandar de forma automática a los vecinos sus próximas reservas, ya sea por sms, correo electrónico o notificaciones móviles.

 
Bookgy administración de fincas
 

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Principales funciones del software de administración de fincas

CONTABILIDAD:

  • Realizar repartos por coeficientes, manuales, a partes iguales y en base a consumos.
  • Gestionar y tener en cuenta los gastos la nómina de los empleados del inmueble (porteros, personal de limpieza, jardineros, etc).
  • Generar y diseñar recibos y facturas personalizadas para acreedores y vecinos rápidamente y con cálculos automáticos en función de las cuotas o retenciones.
  • Gestionar ingresos y gastos de cada ejercicio.
  • Calcular recargos e intereses de recibos cuyo plazo haya finalizado.
  • Crear fichas de cada propiedad con sus coeficientes y cuotas.
  • Vincular gastos y acreedores, así como el estado de los recibos (pagado, devuelto, etc.)

GESTIÓN DE PROPIETARIOS:

  • Aglutinar en una misma base de datos toda la información de cada propietario: dirección, cuotas, recibos, impagos...
  • Permite realizar múltiples búsquedas y filtros, listados y ordenar toda la documentación relacionada con cada contacto.
 
INCIDENCIAS:
  • Visualizar las incidencias asociadas a todas las comunidades que gestiona el administrador con el seguimiento de las mismas.
  • Realizar un seguimiento del mantenimiento de edificios.
 FINANCIERO:
  • Cargar y administrar movimientos de bancos y recibos.
  • Controlar los impagos de propietarios de todas las comunidades.
  • Presentar liquidaciones con saldos individualizados por propiedad.
  • Tramitar modelos oficiales de IVA e IRPF y presentarlos de manera online.
  • Calcular tus propios honorarios y emitir facturas de todas sus comunidades y pasar su cobro al banco.
OTRAS FUNCIONES:
  • Envío de notificaciones vía email o sms para convocatorias de juntas, comunicación de cuotas y control de morosos.
  • Plataformas de comunicación interna para los vecinos.
  • Controlar lecturas de contadores y calcular las cuotas a pagar por cada propiedad en base a las tarifas aplicadas.
  • Crear cartas y circulares personalizadas mediante plantillas.
  • Agenda para citas, recordatorios y reuniones.
 
 

Ventajas del software de administración de fincas

  1. Gestionar ilimitadas comunidades, subcomunidades y propietarios con sus diferentes cuotas desde un único programa, con copias de seguridad de la base de datos.
  2. Automatizar procesos administrativos y ahorrar tiempo. Administrar la información de tus bancos y proveedores para automatizar los procesos administrativos más repetitivos relacionados con la contabilidad de facturas, movimientos bancarios, etc.
  3. Gestionar fácilmente la morosidad de distintos inmuebles y el estado de impagos de todas las comunidades.
  4. Fácil manejo del software, con un diseño intuitivo y eficaz. No es necesario tener grandes conocimientos informáticos o financieros.
  5. Emitir informes y análisis de gastos e ingresos por propiedad y propietario para para poder entregar a sus clientes.
  6. Accesibilidad del despacho. Gracias a las modalidades en la nube o a las app para tablets y smartphone, podrás acceder a los datos desde cualquier lugar y consultar tu base de datos o incidencias urgentes.
 
Ventajas de utilizar un software de administración de fincas
 

Mantenimiento de edificios y gestión de incidencias con un software de fincas

Dentro de los software de administración de fincas, una funcionalidad muy importante es la gestión del mantenimiento de edificios. El proceso de deterioro de los inmuebles depende de los años transcurridos y del uso de residentes y visitantes, pero también de la calidad del seguimiento realizado de las incidencias, por eso es tan importante contar un programa que ayude en la gestión de incidencias y el mantenimiento de edificios, tanto preventivo como correctivo.

El mantenimiento preventivo de edificios consiste en prevenir cualquier posible avería en las instalaciones, los equipos, la maquinaria, etc. a través de revisiones y reparaciones periódicas. De este modo es posible garantizar el buen funcionamiento y la seguridad de los inmuebles. 

La finalidad del mantenimiento preventivo de edificios es anticiparse al deterioro de las instalaciones provocado por el uso de los elementos que lo conforman. Algunos de los procedimientos más comunes del mantenimiento preventivo son las inspecciones, la puesta en marcha de determinados elementos, la limpieza o las reparaciones. 

El módulo de mantenimiento permite integrar la información asociada a cada actividad relacionada con el cuidado y reparación del inmueble y su gasto  económico:

  • Planificar las acciones de mantenimiento preventivo del edificio para evitar imprevistos y garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones.
  • Gestionar los gastos derivados con la contratación de empresas servicios de mantenimiento, pagos y presupuestos.
  • Realizar un seguimiento y control de la calidad de los servicios prestados.
  • Controlar los presupuestos de las gestiones de mantenimiento y llevar un registro de las facturas de los servicios.
 
Un software de administración de fincas integra aplicaciones para la gestión de incidencias y el mantenimiento de edificios, tanto preventivo como correctivo.
 

¿Y si gestionas varias propiedades en nombre de tus clientes? Software de administración de propiedades

Un administrador de propiedades gestiona igualmente un elevado número de inmuebles en nombre de sus propiedades, por lo que también necesita para su correcta gestión un sistema de administración de fincas, un software de administración de propiedades.

Una óptima administración de las casas a través de una herramienta de gestión supondrá el ahorro de mucho tiempo y dinero, maximizando el valor de las propiedades asignadas con menor esfuerzo y mayor eficiencia. 

La administración de propiedades, propietarios, inquilinos, contratos, cobros… no es nada fácil. Pero gracias a esta herramienta el control financiero, documental y contable se automatizará para un trabajo mucho más ágil, sin pérdidas ni errores, ofreciendo además un trato al cliente excepcional.

 

Gracias a este tipo de programas conseguirás una serie de prestaciones de vital ayuda para el sector:

  • Gestión de contratos de alquiler: Administración de los contratos de alquiler de forma automatizada y seguimiento periódico de su estado.
  • Gestión de la facturación: Administración de los cobros, pagos y recibos, así como emisión y envío automático de facturas. 
  • Control de inmuebles: Organización de la cartera de inmuebles de manera sencilla y gestión de los datos relevantes de las propiedades. 
  • Gestión de liquidaciones a propietarios: Administración de la agenda de contactos: registro, actualización y consulta de los datos de los inquilinos y propietarios entre otros. 
  • Control de caja: Seguimiento de cada uno de los movimientos generados durante unas fechas determinadas. Gestión y cuadre de caja, así como generación de informes y balances de ingresos.
 
 

4 consejos para escoger el mejor software de administración de fincas

  1. En la nube. Es muy importante que tus herramientas te permitan trabajar en la nube; es decir, que no tengas la necesidad de tenerlo almacenado todo en tu ordenador. De esta forma puedes trabajar desde cualquier lugar donde te conectes y desde cualquier dispositivo y, además, disponer de manera automática de copias de seguridad.
  2. Modulable. Es muy recomendable que tenga módulos configurables, de manera que puedas elegir qué quieres y necesitas y qué no… Tiene que ser un software que se adapte a ti y a tu labor de administración de fincas, nunca al revés.
  3. Que permita integraciones. También es bueno que ese software permita complementarse con otros, incluso realizar mejoras de funciones y diferentes prestaciones gracias a esa integración.
  4. 100% seguridad. Estos programas te tienen que dar la máxima garantía de seguridad: en el despacho del administrador de fincas existen datos sensibles, de carácter personal y tienes que sentirte muy seguro con las herramientas que elijas.
 

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