Cómo te ayuda un ERP a mejorar la gestión de documentos de tu despacho

Los despachos profesionales y las asesorías cuentan con un gran volumen de documentos y archivos que deben gestionar de forma diaria. Por eso, la gestión documental es fundamental para tener el control de toda la información de estas organizaciones. Para llevar a cabo esta tarea de manera rápida y eficiente existen herramientas de gestión específicas. Estos sistemas aportan múltiples beneficios a las empresas como por ejemplo el ahorro de costes o la optimización de los procesos. Si quieres descubrir de qué manera un ERP te puede ayudar a mejorar la gestión de documentos en tu despacho, te lo contamos todo a continuación.

 
 
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Principales problemas de la gestión documental en despachos legales

A la hora de gestionar documentos, es posible que en tu empresa hayas experimentado algunos de los problemas más comunes, como por ejemplo:

  • Los documentos en papel crecen de manera desproporcionada y tu capacidad de análisis para tomar decisiones acertadas disminuye.  
  • Te encuentras con información duplicada, al no tener todos los documentos en un mismo lugar y la información se acaba perdiendo.
  • Pierdes una gran cantidad de tiempo introduciendo datos de forma manual y la búsqueda de documentos es demasiado lenta.
  • Tus clientes se sienten poco satisfechos, al no recibir la atención y el asesoramiento esperados.
 

¿Cuáles son los beneficios de una correcta gestión documental?

Administrar los documentos de manera eficiente supone una gran ventaja competitiva para los despachos profesionales y asesorías. Estos son algunos de los beneficios más destacados de llevar a cabo esta tarea de forma correcta:

  • Centraliza la gestión y el almacenamiento de los documentos de la empresa.
  • Optimiza y agiliza los procesos empresariales.
  • Permite ofrecer una atención al cliente mucho más rápida y de mayor calidad.  
  • Garantiza el cumplimiento de las normativas de seguridad vigentes.
  • Permite la elaboración de documentos homologados para toda la empresa.
  • Ayuda a preservar los archivos a lo largo del tiempo y evitar su pérdida.
 

Descubre cómo optimizar la gestión de documentos en tu despacho con un ERP

Contar con un software para gestionar los documentos de tu despacho profesional no solo te ayudará a almacenar la información de manera mucho más eficaz, sino que te permitirá ofrecer un servicio de mayor calidad a tus clientes. A continuación te contamos cómo un ERP te puede ayudar a mejorar la gestión de documentos en tu asesoría:

 
  • Ahorro de tiempo:
    Disponer de un programa para gestionar documentos permite ahorrar una gran cantidad de tiempo, gracias a la automatización de la mayoría de las tareas. Además, gracias al uso de este sistema encontrar la información necesaria será mucho más ágil. Por otra parte, podrás organizar los documentos de manera más eficiente para gestionarlos con mayor facilidad.
  • Ahorro de costes:
    El uso de un software para gestionar documentos también permite reducir costes, al automatizar la generación de facturas y ofrecer un mayor control de los cobros y pagos.
  • Mayor eficiencia:
    Como consecuencia del ahorro de costes y de tiempo, esta solución mejora los flujos de trabajo y proporciona acceso a toda la información relevante del despacho. Esto se traduce en una mayor eficiencia, ya que se ofrecen respuestas más rápidas a las consultas de los clientes y permite dedicar más tiempo a otras tareas que aporten más valor a la empresa.
  • Reducción de errores:
    Al automatizar los procesos y dejar de introducir los datos de forma manual, serás capaz de evitar la aparición de errores humanos y la duplicidad de documentos.
  • Más seguridad:
    Este programa ofrece la posibilidad de realizar copias de seguridad para evitar la pérdida total de los documentos, y controlar qué usuarios pueden acceder a determinados archivos. De este modo, protegerás la información de tu despacho ante posibles robos.
  • Mayor personalización:
    Con esta aplicación podrás crear diferentes plantillas personalizadas para los documentos, en función de las necesidades de cada momento.
 
 

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