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Día a día las empresas van generando más documentos, el disponer de un alto número de facturas, expedientes, etc. puede resultar un problema.  Si a esto se le añade el hecho de la dificultad y el tiempo utilizado en búsquedas y consultas entorpece en gran medida en la eficacia de un negocio si lo tiene que hacer a mano, el problema se acentúa. Es necesario de ir digitalizando los documentos para una mayor seguridad, aligerar espacio tanto en su oficina como en su base de datos y tener más movilidad de la información.

El Software Gestión Documental guardia y custodia de documentos es un recurso que administra toda la documentación electrónica que se produce por cualquier aplicación tanto interna como externa.

Si son documentos en formato papel, como facturas que nos son emitidas, también se pueden digitalizar siempre de una forma certificada, o lo que se llama digitalización certificada.

Descripción de un Software Gestión Documental guardia y custodia de documentos

El Software Gestión Documental guardia y custodia de documentos facilita cualquier gestión de información durante la vida del documento, incluido la posibilidad de archivarlo definitivamente.

Tiene un control exhaustivo tanto de entradas como de salidas del documento digitalizado, incluyendo controles de versiones mayores y menores, auditoría, y asociación de datos a cada uno de los documentos digitales.

Interfaz fácil de usar siendo muy accesibles todos los contenidos de una forma libre de uso de las diferentes herramientas de que dispone, pudiendo crear y ver los documentos sin una formación previa, ahorrando costes para su negocio.

Este Software Gestión Documental guardia y custodia de documentos dispone además de una técnica de etiquetado, que le sirve para las búsquedas por etiquetas, dando mayor facilidad en sus visualizaciones y ahorrando tiempo a sus usuarios. Incluyendo el conjunto de formatos OpenSearch.

Características de un Software Gestión Documental guardia y custodia de documentos:

La manera en que crea, puede consultar, y puede organizar tus documentos el Software Gestión Documental guardia y custodia de documentos significa un beneficio para su negocio.

Asegura la perfecta administración y seguridad en sus documentos de una manera totalmente digitalizada mediante códigos que aseguran la confidencialidad de sus clientes.

Su sistema está preparado para en cualquier momento una consulta de datos se haga al instante, ahorrando tiempo en búsquedas físicas en estantes, o incluso cambiar de lugar.

Su accesibilidad es de manera fácil y rápida, con imágenes digitales, el software se adapta a su administración documental, y por supuesto totalmente confidencial, sólo accederán a dichos documentos las personas que designe a tal efecto, emitiendo las obligadas certificaciones establecidas en la ley de protección de datos.

La búsqueda de maneras para recortar gastos que tienen muchas empresas hacen de éste Software Gestión Documental guardia y custodia de documentos una forma más para ahorrar tiempo, costes y a la vez estar cumpliendo con la ley.

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