La gestión de información en formato digital es más compleja de lo que parece a simple vista, ya que una pequeña equivocación puede conllevar la pérdida de documentos de vital importancia. Por eso, es crucial llevar a cabo este proceso con la máxima precisión posible y organizar los archivos de manera eficiente. En este artículo te contamos cuáles son los errores más comunes a la hora de gestionar y preservar documentos electrónicos, así como la forma de evitarlos en tu empresa.

 

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¿Por qué es importante organizar bien los documentos electrónicos?

Hoy en día muchas organizaciones almacenan y gestionan sus documentos en formato digital. Gestionar de forma correcta los documentos electrónicos supone una ventaja competitiva frente a la competencia, ya que permite ahorrar una gran cantidad de tiempo. Al organizar de forma estructurada la información del negocio, el proceso de búsqueda de documentos se vuelve mucho más rápido y se evita la pérdida de archivos importantes.

 

Los 5 errores más comunes en la gestión de documentos electrónicos

 

A continuación detallamos los cinco errores que las empresas suelen cometer a la hora de gestionar y almacenar documentos en formato digital:

1. No conservar bien los documentos importantes: La conservación es una de los factores más relevantes en la gestión documental, y muchas empresas no suelen llevar a cabo este proceso de forma adecuada. Preservar tanto el contenido como la apariencia de los documentos electrónicos (en especial, aquellos que contengan información confidencial) es esencial para cualquier negocio. Al no conservar de forma correcta los archivos, la empresa corre es riesgo de perder documentos valiosos.
2. No realizar copias de seguridad: Realizar copias de seguridad y duplicados de los archivos de forma periódica es imprescindible para garantizar su conservación.
3. No clasificar los documentos: Para ordenar los archivos de forma precisa y facilitar su identificación, es indispensable incluir etiquetas o metadatos en el momento de su creación. De este modo, las etiquetas se podrán utilizar como filtros para agilizar la búsqueda de una información determinada. Además, clasificar correctamente los archivos ayuda a detectar y reducir la duplicidad de documentos.  
4. No eliminar los archivos innecesarios: La destrucción de documentos electrónicos es tan importante como su conservación. En muchas ocasiones las empresas guardan información que con el tiempo pierde valor y ya no resulta útil. Lo más recomendable en este caso es deshacerse de dichos documentos para optimizar el espacio de almacenamiento. Cabe destacar que es crucial llevar a cabo la destrucción de documentos con el máximo rigor, para garantizar que los datos no terminan en manos de la competencia.

 
documentos electronicos
 

5. No disponer de las herramientas tecnológicas adecuadas: Contar con un software de gestión documental que se adapte por completo a perfil y a los requisitos de cada empresa es primordial. Estas soluciones permiten automatizar la mayoría de procesos, ayudan a ahorrar tiempo y dinero, e incrementan la productividad del negocio. Sin embargo, muchas compañías implantan herramientas que no cumplen con sus expectativas, al no tener en cuenta sus necesidades específicas.

 

El software de gestión documental: la clave para organizar archivos digitales

Una solución de gestión documental es una herramienta de gran utilidad para gestionar documentos electrónicos de manera sencilla y eficiente. Por eso, cada vez más empresas deciden implantar sistemas de este tipo para organizar la información y garantizar su protección. Entre otras cosas, estas aplicaciones permiten hacer lo siguiente:

  • Recuperar con facilidad las versiones antiguas de los documentos.
  • Realizar copias de seguridad y actualizaciones periódicas del sistema de forma automática.
  • Acceder a la información desde cualquier lugar y en todo momento, a través de dispositivos conectados a internet.
  • Editar un mismo archivo de forma simultánea por parte de varios miembros del equipo.
  • Garantizar la protección de la información confidencial de la empresa y la eliminación controlada de los documentos corporativos.
 

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