Evita la acumulación ineficaz de contenidos de tu empresa, ya sean textos o imágenes, y descubre cómo escanear documentos y digitalizarlos de manera eficaz para mejorar el almacenamiento, clasificación y búsqueda de archivos.
Cómo escanear documentos y digitalizarlos de manera eficaz para una empresa
En la era digital en la que nos encontramos, cada vez resulta menos práctico almacenar cualquier tipo de documento físico en las oficinas de tu empresa. Informes oficiales, facturas, registros, archivos fiscales, albaranes, nóminas, presupuestos, historiales de clientes… una gran enorme cantidad de contenidos que en formato papel son difíciles de organizar y gestionar, frente a las ventajas de los documentos electrónicos.
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Índice de contenidos (5)
- Por que es importante digitalizar los documentos con los que trabaja una empresa
- Como escanear documentos de manera eficaz y que mejore el trabajo interno de la empresa
- Ventajas de digitalizar los documentos y archivos de una empresa
- Los 4 errores mas comunes en la gestion de documentos electronicos
- Encuentra el mejor software para escanear documentos
Por qué es importante digitalizar los documentos con los que trabaja una empresa
Ya sean documentos relativos al funcionamiento interno de la propia empresa (certificados, informes legales, contratos, arrendamientos, mantenimiento, modelos fiscales..) como los generados durante la actividad del negocio (albaranes, solicitudes, presupuestos, facturas, proyectos, expedientes, radiografías y un largo etcétera) si simplemente se conservan en un obsoleto formato físico, lo único que se consigue es acular todo tipo de archivos y dificultar el acceso a los mismos. Los documentos electrónicos son un valor en el trabajo diarios de las empresas.
La digitalización de documentos, tanto de texto como imágenes, es uno de los pasos más importantes en las empresas de hoy en día, ya que mejora tanto el almacenamiento como la clasificación y búsqueda de archivos. Pero, ¿cómo escanear documentos de manera eficiente y no convertirlos en meras imágenes digitales?
Una buena gestión documental que fomente la productividad de los empleados, agilice el trabajo interno de la empresa y los procesos administrativos no es tan solo saber cómo escanear documentos, sino con qué herramienta hacerlo para que ese proceso sea de verdad eficaz y seguro. ¿La solución?: utilizar el correcto software de gestión documental.
Para saber cómo escanear documentos y que su digitalización sea eficaz hay que utilizar un software de gestión documental que sea capaz de reconocer la información digitalizada para etiquetarla y archivarla de forma que sea fácilmente organizada y recuperada.
Cómo escanear documentos de manera eficaz y que mejore el trabajo interno de la empresa
- Elegir un software de gestión documental. El primer paso es instalar un sencillo y práctico programa, ya que sin él el escaneo no servirá para nada.
- Este sistema permite generar una estructura jerárquica de contenidos de la empresa y ordenarlos en base a unos atributos y etiquetas que definimos en el programa (fechas, departamento, tipología, importancia, etc.).
- También será quien, una vez digitalizado el documento, identifique el contenido y lo almacene y organice de acuerdo al flujo de trabajo definido. - Preparación del documento y escaneado. Cuando preparas la documentación para digitalizarla, debes estar seguro de que todos los papeles están separados para que puedan ser pasados por el escáner de forma correcta, y descartando toda aquella documentación que no tiene sentido digitalizar por no ser relevantes.
- Escaneado mediante teléfono móvil. Muchos programas de gestión documental permiten digitalizar contenidos no solo desde un escáner habitual, sino también mediante un fotografía tomada desde el smartphone. Esta opinión es muy útil para equipos que trabajan en el terreno y se desplazan fuera de la oficina, como comerciales, técnicos y operarios. Una factura se convierte en documento digital al momento.
- Indexación. Una vez que todos los documentos están escaneados el programa inicia el proceso de indexación para organizarla de acuerdo a la estructura de la empresa y que tenga sentido para el negocio, y guardarlos de una manera que se puedan identificar y recuperar fácilmente.
Ventajas de digitalizar los documentos y archivos de una empresa
- Asegura la conservación de la información para siempre, manteniéndola a salvo del deterioro a causa de factores ambientales y accidentes, debido al uso y la manipulación de los documentos.
- Reduce la necesidad de espacio de almacenamiento. Hoy en día podemos almacenar más de 57.000 fotografías en formato digital dentro de una tarjeta. Tanto los propios servidores como la nube pueden soportar grandes cantidades de documentación en cualquier tipo de formato, reduciendo el espacio de almacenamiento.
- Permite restringir el acceso a la información. Con la digitalización, podemos limitar la posibilidad de consultar los documentos a las personas autorizadas, lo cual incrementa el nivel de seguridad. De la misma forma, también se pueden establecer diversos grados de privacidad de los documentos en función del perfil de cada usuario.
- Se obtienen documentos fácilmente editables. Los archivos obtenidos tras la digitalización pueden ser modificados y almacenarse en diferentes formatos, según interese a la empresa.
- Permite realizar consultas simultáneas. Cada documento escaneado puede ser leído al mismo tiempo por un gran número de personas, sin necesidad de diversificar, de editar o imprimir más copias en papel.
- Facilita la distribución de los contenidos. Tanto la totalidad de los documentos, o bien una parte, pueden enviarse mediante email u otros sistemas de mensajería digital, incluso whatsApp, de manera inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas.
- Agiliza la creación de copias de seguridad de los documentos, eludiendo el deterioro de los originales, así como las posibilidades de robo o pérdida por un incendio o inundación.
- Puedes imprimir los documentos en cualquier momento, obteniendo así copias exactas del original.
Los 4 errores más comunes en la gestión de documentos electrónicos
- No conservar bien los documentos electrónico importantes: La conservación es una de los factores más relevantes al digitalizar los documentos. Preservar tanto el contenido como la apariencia de los documentos electrónicos (en especial, aquellos que contengan información confidencial) es esencial, yya que se corre el riesgo de perder documentos valiosos.
- No realizar copias de seguridad: Realizar copias de seguridad y duplicados de los documentos electrónicos de forma periódica es imprescindible para garantizar su conservación.
- No clasificar los documentos electrónicos: Para ordenar los archivos de forma precisa y facilitar su identificación, es indispensable incluir etiquetas o metadatos en el momento de su creación. De este modo, las etiquetas se podrán utilizar como filtros para agilizar la búsqueda de una información determinada. Además, clasificar correctamente los archivos ayuda a detectar y reducir la duplicidad de documentos.
- No eliminar los archivos innecesarios: La destrucción de documentos electrónicos es tan importante como su conservación. En muchas ocasiones las empresas guardan información que con el tiempo pierde valor y ya no resulta útil. Lo más recomendable en este caso es deshacerse de dichos documentos para optimizar el espacio de almacenamiento. Cabe destacar que es crucial llevar a cabo la destrucción de documentos con el máximo rigor, para garantizar que los datos no terminan en manos de la competencia.
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