Comparativa SGA: ¿Cómo elegir un buen software para mi almacén?

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Pasos previos para saber qué tipo de SGA te interesa más

El proceso de elección de un software de gestión de almacenes (SGA) requiere de un análisis muy profundo de las necesidades de tu empresa, de su entorno de funcionamiento y de sus capacidades técnicas. 

Su implantación es hoy en día fundamental para poder cumplir con las necesidades del mercado, ofrecer el máximo servicio, rentabilizar las operaciones y cumplir con los plazos de entrega. 

Una solución de gestión de almacenes permite agilizar los procesos logísticos mediante el uso de avanzadas herramientas, como los terminales de radiofrecuencia, y ofrecer un control de los flujos de información. 

Gracias a una solución SGA podrás lograr la automatización de almacenes y gestionar fácilmente en tiempo real sus procesos, como la gestión de inventarioreposiciones, picking, transelevadores, reposiciones, paletizado, etiquetado y almacenaje, etc.

Para ayudarte a la hora de elegir el mejor software para tu almacén, y antes de la comparativa SGA, te proponemos estos pasos a seguir:

  1. Análisis de la situación actual.
  2. Establecimiento de nuevos objetivos.
  3. Propuestas de mejoras o cambios en las operaciones para el escenario previsto a futuro.
  4. Definición de requisitos del SGA.
  5. Planteamiento de software a medida frente al estándar: ventajas e inconvenientes.
  6. Planificación y organización interna: equipo de proyecto.
  7. Selección del proveedor: experiencia, seguridad, mantenimiento, etc.
  8. Aprobación del descriptivo funcional del sistema incluyendo protocolos de pruebas de validación e integración.
  9. Ejecución del proyecto.
 
Escoger el correcto software de gestión para tu empresa hará que consigas un óptimo rendimiento de tu almacén al mismo tiempo que minimizas costes. Por eso es tan importante realizar una comparativa SGA.
 

Comparativa SGA: ¿Qué modelos de software existen?

Es posible que a la hora de elegir el software SGA te asalten dudas, ya que no conoces todas las posibilidades y modalidades que puede tener un software para empresas. A continuación te mostramos una comparativa SGA para poder ayudarte a decidirte. Por eso, en primer lugar, queremos definirte los principales modelos de software empresarial que se distribuyen:

 
  • Software libre: en este caso se entrega la tecnología de forma libre y gratuita. Lo llamamos libre porque ofrece la libertad para ejecutar el programa de la forma que se quiera, para estudiar y cambiar el código fuente y para distribuir copias exactas o modificadas. Estos modelos abiertos suelen ofrecer soluciones básicas que responden muy bien a las exigencias de las pymes.
  • Modelo open source o de código abierto: se suele confundir con el software libre, pero tiene sus diferencias. Aunque se distribuye con código abierto, es más limitado respecto a las libertades explicadas en el software libre. Se trata de soluciones que destacan siempre por sus elevados costes en licencias y por no ofrecer una completa garantía sobre el producto. Siendo así, ¿cuándo se debe apostar por este tipo de sga? Suele ser contratado por empresas que desean tener todo el control sobre la tecnología para desarrollar el producto en función de sus necesidades. Por otro lado, se necesita mucho tiempo, formación y recursos para conocer estos programas y realizar una implantación realmente a la medida de una empresa.
 
  • Software propietario o privativo: se denomina así al software sin acceso (o acceso muy limitado) a su código o tecnología. Ya que el fabricante tiene el control absoluto sobre el software, la empresa cliente ve muy limitada la flexibilidad del producto. Son soluciones cerradas y ceñidas a procesos muy definidos por el programa. Por ese motivo, escogiendo este modelo es bastante habitual verse obligado a afrontar una migración de software o nuevos costes de desarrollos.
  • Software freeware: estas soluciones se distribuyen sin coste de licencias, pero con toda la protección y servicios necesarios de implantación, formación, mantenimiento, actualización, etc. Es un tipo de solución rentable gracias a que su modelo de canal es transparente y apuesta por la economía colaborativa.
  • Modelo shareware: de igual forma que ocurre con el modelo freeware, el usuario recibe de forma gratuita, o sin licencias, la tecnología pero, por otro lado, se topa con otros límites, como los tiempos de uso o las capacidades finales.
 
 

Puntos clave en una comparativa SGA

A parte del modelo de software, existen otros factores que debes tener en cuenta. En una comparativa SGA será necesario definir unos criterios de análisis que te ayuden a tomar decisiones fundadas y objetivas. Estos son los más importantes:

  • Los costes ocultos de un software SGA:
    Uno de los aspectos más determinantes. Normalmente se da más importancia a los costes de adquisición o costes iniciales, pero también debemos contemplar una serie de costes ocultos que condicionan la rentabilidad de los software. Por un lado, te aconsejamos hacer una comparativa SGA de los costes principales de adquisición, propiedad, y actualización sin dejar de lado otros costes secundarios, como los recursos internos necesarios para la gestión del proyecto, los costes derivados de adaptaciones y desarrollos futuros de la solución, costes de formación, etc. A nivel de inversión, los presupuestos de implementación de un software suelen incluir costes de licencias y de servicios (como consultoría o mantenimiento). Los modelos freeware son los únicos que los excluyen de los costes iniciales. Por este motivo, el desembolso inicial y el coste de propiedad puede ser el más competitivo del mercado.
 
Puntos clave en una comparativa SGA
 
  • Tiempos de implementación de un SGA:
    Este es otro factor que sin duda marca la diferencia para la mayoría de empresas. Si optamos por modelos donde se incluye el soporte del fabricante o socios certificados, siempre podremos contar con tiempos de implementación más reducidos, con unos presupuestos más competitivos. En este sentido, son los modelos open source los que no ofrecen ese respaldo, por lo que es difícil que podamos definir unos tiempos de implementación que sean objetivos.
  • Personalización:
    La personalización es relevante, pero no a cualquier precio. Los programas privativos no nos permiten personalizar apenas el producto. Por ese motivo muchas empresas se ven obligadas a realizar desembolsos extra en desarrollos y migraciones de datos. ¿Te compensa? Es un factor que debes pensar bien.
  • Escalabilidad:
    A la hora de comprar y seleccionar SGA, la escalabilidad es otro factor de gran importancia. Lo normal es que las necesidades de las empresas crezcan a gran velocidad, por ello, debemos apostar por soluciones capaces de progresar y ampliar funcionalidades de una forma sistematizada. El software que es escalable puede adaptarse a nuestras necesidades, pero lo que es mejor, puede reducir los gastos en desarrollos y nuevas formaciones de personal. En el mundo del software para empresas es más común de lo que piensas (por ejemplo en el caso de algunos software privativos) obligarte a utilizar aplicaciones de terceros o nuevos productos que no necesitas.
 
  • Experiencia de usuario y funcionalidades:
    Los softwares SGA que trabajan bajo un único modelo de datos y con sistemas de amplia modularidad son más intuitivos y sencillos de poner en práctica. Qué menos que si tus empleados son los que van a utilizar el software a diario en cada uno de sus procesos, sean capaces de sacar el máximo rendimiento sin complicaciones.
  • Integración con otras herramientas:
    Debes preguntar a tu posible proveedor de software sobre la versatilidad del producto que adquieres a la hora de trabajar con otras aplicaciones imprescindibles en tu empresa, como los programas de Office, el software para tiendas online, etc.
  • Movilidad:
    Es una realidad en los almacenes de hoy: todo software SGA debe estar preparado para la movilidad y ofrecer la opción de incorporar funcionalidades que den soporte y agilicen los procesos estratégicos de tu empresa.
  • Software SGA on premise o en la nube:
    Esta es una de las primeras dudas de cualquier empresa. Encontrarás proveedores con productos cloud y otros con productos locales definidos. Independientemente de la elección de uno u otro, lo interesante será que el fabricante pueda analizar los procesos que se llevan a cabo en tu empresa y asesorarte sobre la solución más adaptada a tus necesidades. Puede que en muchos casos lo más sencillo sea escoger soluciones SGA en la nube, pero también puedes apostar por soluciones intermedias.
 
 
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Después de esta comparativa SGA, ¿qué software elegir?

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