¿Qué debe tener un CRM? Características clave

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Requisitos de un buen CRM

¿Te has llegado a plantear alguna vez qué debe tener un CRM para lograr los objetivos de tu equipo de marketing? Tenemos claro que la captación de nuevos leads, la atención al cliente y la fidelización son cuestiones críticas para cualquier negocio. De modo que un buen CRM debe ser capaz de proporcionar las herramientas adecuadas para crear y organizar fuertes lazos con nuestros clientes actuales y las potenciales oportunidades futuras. 

El departamento de marketing y ventas es un elemento fundamental para el éxito de cualquier empresa. Por ello es importante disponer de las herramientas necesarias para que logren buenos resultados: base de datos, aplicaciones flexibles o reportes para conocer la situación son factores que ayudarán en este proceso. A continuación te mostramos cuáles son las los beneficios y las principales características de un CRM para contar con un adecuado sistema de gestión de relación con los clientes. 

 

Aspectos a tener en cuenta entre las características de un CRM

La arquitectura del software CRM será importante para determinar el grado de flexibilidad y adaptación de la herramienta a las necesidades de la empresa. La compañía no debe cambiar su estrategia o metodología con la incorporación de un sistema, sino que debe ser el software el que se adapte. 

También deberás tener en cuenta la optimización de la gestión del departamento de ventas para incrementar el porcentaje de conversión de clientes potenciales a clientes. De este modo el negocio podrá realizar un seguimiento de todas las interacciones, analizarlas y detectar puntos de mejora. 

Entre las características de un CRM deberás prestar atención a una información segura y jerarquizada. Debe permitir controlar y asignar diferentes actividades en función de la estructura y del organigrama empresarial. Así cada departamento contará con la información necesaria para desempeñar correctamente sus acciones. Asimismo, este programa debe ofrecer la posibilidad de crear diferentes permisos de acceso para cada usuario en función de su rol dentro de la organización para garantizar la seguridad de los datos. 

 
Es importante que el software CRM tenga una gran flexibilidad y adaptabilidad para garantizar que se adapta a las necesidades de los diferentes departamentos: marketing, ventas, administración, atención al cliente...
 

Principales características de un CRM

  1. Automatización de procesos: entre todos los requisitos que debe tener un CRM, la automatización es el que más ayuda al equipo comercial a obtener más ventas con menos esfuerzo. 
  2. Análisis de datos de tus clientes: además de la automatización también es necesario tener una buena analítica en el CRM. El comportamiento de los clientes ha cambiado significativamente debido a las redes sociales, los foros de opinión y el fácil acceso a la información del producto y la empresa. La única forma en que los vendedores pueden responder a estas nuevas exigencias es teniendo un sistema que pueda recabar información sobre el cliente, que nos sirva de apoyo para realizar la venta.
  3. Gestión de procesos y actividades: un buen CRM dirigido a ventas debe guiar a los comerciales en el proceso de la empresa, facilitando información de la calificación de clientes para saber a cuáles tienen que dedicar mayores esfuerzos, así como allanar el camino hacia los siguientes pasos a dar en el proceso.
  4. Sincronización y movilidad: la sincronización requiere una mayor precisión técnica por parte del software CRM. La mayoría del personal de ventas todavía necesita el acceso sin conexión ya que no se encuentra conectado el 100% del tiempo. 
  5. Visualización rápida del pipeline: ayudar a los empleados a actualizar los detalles de una posible venta es una de las funciones más importantes de un CRM. 
 
Características de un CRM
 

Características de un CRM al detalle

Como explicábamos, automatizar las operaciones diarias permite a los trabajadores ser más eficientes y centrarse en otras actividades más estratégicas. Además, mejora los procesos, ahorra tiempo, esfuerzo y dinero y permite centrarse en mejorar la experiencia de los clientes.

También permite enriquecer los registros de la base de datos de tu CRM con información detallada sobre los leads, contactos, cuentas y cada una de las interacciones que éstos tienen con la empresa. Contar con una base centralizada de información de clientes, posibilita al equipo comercial para conocer el historial de contacto del cliente y poder cubrir mejor sus necesidades.

Para que un CRM pueda ayudar realmente a los profesionales de ventas a vender de forma eficaz, tiene que albergar todos los datos de los clientes y realizar conexiones que eviten la gestión de tareas manuales, así como información duplicada.

En situaciones donde nos encontremos zonas en las que hay una mala conexión o lugares dónde se limita el acceso a Internet es completamente necesario poder tener acceso al CRM. Si tus empleados pueden acceder sin conexión y tienen acceso a su cuenta, sus contactos o la información de las oportunidades y planifican su encuentro en el sistema, estarán mejor preparados y mejor informados. En otros casos, la sincronización sin conexión no será necesaria. El peligro más elevado para la calidad de los datos es la incapacidad de actualizar la información de la que se dispone.

Reunir los datos en una visualización para evitar que los comerciales tengan que buscar en diferentes secciones del CRM para encontrar toda la información que buscan es un factor a tener en cuenta. Además, la gestión del pipeline o ciclo de ventas debería ser igualmente accesible.

 
Un buen software de gestión de clientes recordará al equipo en qué parte del proceso del ciclo de ventas se encuentran así como su progreso en la consecución de las fases.
 

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