Claves para afrontar con éxito la nueva ley: software de control horario

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Todas la empresas españolas, independientemente de cuál sea su volumen o sector, deberán poder realizar un registro diario de la jornada (horas trabajadas, pausas, etc) de sus empleados que esté disponible durante cuatro años, tanto para los propios trabajadores, como para los sindicatos y los controles de inspección.

Un nuevo sistema de control informativo que puede resultar familiar para las grandes compañías pero no tanto para las pymes, y que debe estar implantado y en pleno funcionamiento en apenas unas semanas.

Pero tranquilos, en SoftDoit tenemos todas las claves para conseguir un perfecto cumplimiento de esta normativa y os aconsejaremos sobre la mejor solución para vuestro caso particular. ¡Por algo somos la consultora online española de software líder para empresas y profesionales!

 
La mayoría de los software estándares de RRHH ya garantizan el registro diario de la jornada a través de módulos o actualizaciones, pero también han surgido nuevas soluciones a medida que son compatibles con cualquier gestor.
 
 
La nueva normativa en cinco puntos: Una razón más para fichar en el trabajo
 

La nueva normativa en cinco puntos: una razón más para fichar en el trabajo

  • El registro será diario y tendrá que indicar la hora de entrada y de salida, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
  • Los empleados deben conocer la duración y distribución de su jornada ordinaria y horario laboral. Estarán obligados a fichar en los descansos.
  • Los sindicatos podrán estar informados mensualmente, si así lo solicitan, de las horas extraordinarias que se realicen.
  • El registro debe poder estar documentado y disponible durante 4 años.
  • Su incumplimiento puede llevar a multas de 626 hasta 6.250€. Esto animará a implantar un sistema profesional de fichajes en cualquier pyme.
 
Muchas soluciones de software instaladas en la nube
ya permiten que los empleados de cualquier empresa puedan realizar su control horario desde una sencilla aplicación
web o en el propio móvil.
 

Características del software de control horario

Los programas que realizan estos controles de acceso, asistencia y de turnos están diseñados para realizar una gestión eficiente de todos los datos recogidos sin importar el tamaño de la empresa, y son escalables según las necesidades que vaya surgiendo en función de su volumen de empleados.

Permiten gestionar gran cantidad de información de un mismo trabajador en una única base de datos, como son las horas invertidas en cada jornada, entradas y salidas, ausencias, periodos de vacaciones, incidencias, retrasos, etc. Esto facilita la planificación de los turnos y adelantarse a las necesidades del negocio.

Gracias al sistema de importación y exportación de datos, los informes están disponibles en todo momento para su verificación y control. Además, permite que se generen por empleado, jornada, mes...

Estos soluciones permiten crear tantos tipos de jornada como sea necesario (diurnas, partidas, pausas obligatorias, en otros espacios físicos…), así como sus franjas horarias. Todo ello desde una sencilla visualización y con capas de calendario.

A través de los terminales de control de acceso, las jornadas y las horas extra se computan de manera inequívoca y, gracias a los portales específicos para los empleados, ellos mismos también pueden consultar sus datos en todo momento.

 
Las empresas pueden tener la absoluta certeza de que cumplen con los nuevos requisitos legales gracias a los informes de control horario generados de manera automática por un software. Por eso, contar con el programa adecuado es fundamental.
 

Sistemas biométricos para el control de acceso

La mayor parte de estos software disponen de lectores que permiten realizar un registro de los empleados que van más allá de las habituales tarjetas de proximidad o de banda magnética. Hoy en día se están estandarizando los terminales y lectores que permiten el control de accesos biométrico.

Las nuevas tecnologías han facilitado un reconocimiento y verificación inequívoca a través de rasgos físicos; como la huella dactilar, el iris, la geometría de la mano o incluso la voz; que ya son una realidad en el sector empresarial.

 

Ventajas de contar con un buen software de control horario

  • Disminuir la carga de trabajo del departamento de Recursos Humanos al automatizar las tareas administrativas, como el fichaje de entrada y salida o el de descansos.
  • Aumentar la productividad de la empresa al no tener que preocuparse por el registro y la correcta organización y disponibilidad de los datos generados. Utilizar hojas Excel podría reducir la productividad y generar un problema de validez en una posible auditoria.
  • Recoger y visualizar la información de una manera funcional a través de terminales de control horario, del ordenador o desde el propio smartphone.
  • Disponer de datos individualizados de cada empleado en una misma base de datos y saber en todo momento quién está en su puesto de trabajo, reunido con un cliente o de baja.
  • Facilitar que los empleados consulten sus propios datos en todo momento sin tener que recurrir al personal de RRHH.
  • Completar el registro de información añadiendo módulos o especificaciones cuando sea necesario (alarmas, controles de aforo…) de una manera sencilla y sin cambiar de software.
  • Ahorrar tiempo y costes en el departamento de Recursos Humanos al poder integrar el sistema de control horario con otros programas de gestión, como el de nóminas o el de control de accesos que ya se tenga implantado.
 
Ventajas de contar con un buen software de control horario
 

¿Software estándar o específico?

Las soluciones de software estándar de Recursos Humanos ofrecen en muchos casos esta solución de forma nativa, ya sea a través de actualizaciones o módulos, sobre todo si están instalados en la nube.

Pero también han surgido muchas soluciones informáticas a medida a raíz de esta normativa que permiten a pequeñas empresas su cumplimiento sin tener que invertir en grandes gestores. Además, estas herramientas ya vienen preparadas para poder integrarse con otras soluciones estándar que ya haya implantadas.

 
La implantación de un software que cumpla con los requisitos de control horario puede tener un coste entre 5 y 18€ por usuario. Además, muchos programas ya tienen esta solución integrada sin ningún coste extra.

 
 

Otros datos de interés sobre la ley

  • La denominada Ley de Control Horario se extrae del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
  • La regulación del registro de jornada que plantea este Decreto entra en vigor el 12 de mayo, y su objetivo no es otro que combatir la precariedad en el trabajo y acabar con las horas extra no remuneradas ni cotizadas a la Seguridad Social.
  • La Encuesta de Población Activa (EPA) del cuarto trimestre de 2018 señala como más de la mitad de los empleados tienen turnos superiores a 40 horas semanales, y muchos de los contratados a jornada parcial afirman que su jornada real no coincide con la declarada. El 48% de los encuestados indicó que las horas extras realizadas no les son abonadas.
  • Según el estudio realizado en marzo de este años por SoftDoit, más de la mitad de las empresas del país desconoce la existencia de esta nueva normativa, y dos de cada tres aún no cumple con las garantías de control horario requeridas.