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La implantación y puesta en marcha de un software ERP o sistema de gestión de información conlleva una serie de costes directos e indirectos que en alguno de los casos son más predecibles y evidentes, pero en muchos otros pilla totalmente por sorpresa a las compañías que optan por su adquisición y que en muchas ocasiones pueden conducir al éxito o fracaso del proyecto y que pueden ser definidos como “costes ocultos”..

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El presupuesto implantación ERP puede ser muy variable en función de diferentes factores como el número de módulos, la especificidad del software, el tipo de proveedor etc. Pero de manera general las soluciones ERP distribuidas bajo licencia privativa llevan asociados costes muy superiores a las distribuidas bajo sistemas de código abierto o licencias Open Source.

Vamos a tratar de detallar a continuación algunos de los costes que irían incluidos en el presupuesto implantación ERP.

Presupuesto implantación ERP: costes directos e indirectos

En primer lugar comenzaremos por aquellos costes conocidos antes de la implantación y que pueden ser divididos en dos grupos dentro del presupuesto implantación ERP: costes directos e indirectos.

Costes directos:

- Compra de la propiedad del software en el caso de los sistemas asociados a licencias de propietarios o privativos.

- Coste del servicios de mantenimiento, bien sea en un software propietario o en un una plataforma cloud.

- Implantación del hardware necesario para su uso: infraestructuras, redes, comunicaciones etc.

- Servicios de consultoría y formación

- Migración de datos.

Costes indirectos:

- Por parte de los operadores: formación, recolección de información, introducción de los datos en la base de datos etc.

- Por parte de los responsables del proyecto: reuniones, análisis e implantación de nuevas metodologías de trabajo etc.

Hasta aquí podemos englobar los costes que los responsables del proyecto asumen con anterioridad a su implantación. Son embargo en cada implantación se originan una serie de costos que son conocidos como “costes ocultos” y que se encuentran fuera del control de estos, aunque es cierto que la empresa proveedora del software debería advertir de ello antes de su implantación pero muchas no lo hacen para no hacer peligrar una posible venta futura.

Presupuesto implantación ERP: costes ocultos

Estos costes también van incluidos en el presupuesto implantación ERP aunque a menudo no son conocidos antes de comenzar la instalación del software. Dentro de este tipo de costes se encuentran por ejemplo las ampliaciones de licencias de usuarios, los costes de formación por no ser suficiente para lograr la productividad esperada, las ampliaciones de nuevos módulos para poder incrementar la funcionalidad de la empresa, las horas extras realizadas por los usuarios para poder realizar la recolección e inserción de datos en la base común de información de la empresa… Son muchos e innumerables este tipo de costes ocultos

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