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La gestión archivística es un conjunto de herramientas informáticas que permite crear un entorno de trabajo donde llevar a cabo labores de utilización a lo largo de la vida útil de un documento. Desde su creación hasta su eliminación. Sin embargo, su estructura se basa en una correcta catalogación de los ficheros para poder llevar a cabo posteriormente todas esas funciones asociadas, como pueden ser la clasificación, búsqueda o modificación. Como se puede comprobar, la gestión archivística es imprescindible para cualquier empresa, por ello, si aún no dispone de este valioso sistema o deseas modificarlo, SoftDoit.com pone a tu alcance el buscador de soluciones informáticas líder en España y Latinoamérica de manera gratuita.

Qué puede hacer por mi negocio la Gestión Archivística

La gestión archivística tiene como objetivo principal facilitar la labor logística de una empresa, estableciendo una organización para la tramitación de todo tipo de documentación, desde textos hasta imágenes escaneadas. De esta forma, tendremos siempre a mano toda la información de nuestro negocio. Para ello, debemos configurar unos parámetros que definan cada fichero, como una descripción o título por el que poder encontrar rápidamente lo que deseamos. Esto es también aplicable al contenido digitalizado, es decir, documentos realizados sobre el papel que han sido escaneados y añadidos a la base de datos desde donde poder modificarlos o almacenarlos.

La gestión archivística tiene, como se puede apreciar, la prioridad de agilizar operaciones, por ello, cabe destacar su opción de trabajo simultáneo entre varios usuarios con un mismo fichero. De esta manera, no sólo reduciremos el tiempo de trabajo por documento, sino que además, llevaremos a cabo una notable mejora en la gestión de recursos humanos. Igualmente, tiene un peso relevante en tiendas online donde el cliente busca un contenido, mostrando un preciso resultado, pudiendo ampliar la información con productos relacionados similares, según la descripción que hayamos añadido nosotros. Esto también es aplicable a la documentación de los usuarios, la cual pueden modificar ellos mismos y ser compartida y almacenada, al mismo tiempo, en nuestros servidores, incrementando la seguridad de la compañía. En caso de fallo del sistema, las copias de seguridad pueden ser restauradas eficazmente y manera sencilla y rápida, volviendo a restablecer los valores anteriores.

Cómo contratar una Gestión Archivística

La contratación de cualquier software ya sea para empresa o particular, puede resultar caótico y de gran dificultad. Sin embargo, desde SoftDoit.com te asesoramos de manera completamente gratuita con una consulta personalizada del sistema que mejor convenga a tu negocio. No dejes escapar la oportunidad de ganar en comodidad, seguridad y rapidez, mientras reduces los costes derivados de la gestión archivística. Si lo deseas puedes ponerte en contacto con nosotros a través del teléfono +34 932 054 778.

 

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