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Sólo aquellos que tienen que manejar grandes volúmenes de documentación son conscientes a priori de la necesidad de una gestión optimizada de datos. Un ERP gestión documental incide precisamente sobre esto, sin embargo, no debemos llamarnos a confusiones ya que, este ERP gestión documental puede implementarse de diversas maneras..

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Y es que vamos a poder encontrar perfectamente esta función añadida como un módulo ERP gestión documental dentro de una oferta global que alcance más departamentos de la empresa.

Principales funcionalidades de un ERP gestión documental

Independientemente de si se presenta como un módulo o si es un servicio independiente, el ERP gestión documental debe cumplir una serie de condicionantes para resultar eficaz.

En primer lugar un ERP gestión documental ha de ser capaz de gestionar la documentación de la empresa, hacerlo con seguridad y sobre todo con disponibilidad por parte de los usuarios independientemente de donde se encuentren.

Realmente, lo que buscamos con un ERP gestión documental generalmente, es que toda la documentación de la empresa quede gestionada desde un único sistema de control, con accesibilidad absoluta, con seguridad y rapidez. Apoyándose en cuestiones como los diferentes rangos de acceso, la gestión de versiones y permisos en función de las necesidades y demandas que el volumen y los grados de documentación de la organización demanden.

Algunas características que debe tener un ERP gestión documental

Existen algunas características comunes que debieras tratar de encontrar en este tipo de herramientas. Algunas de ellas son las siguientes:

- La seguridad de la documentación, un sistema muy habitual es la encriptación de los datos dentro del propio servidor en el caso de software que utilizan estos sistemas.

- Sistemas que garantizan la generación de versiones diferenciadas a partir de la modificación de documentos, guardando los documentos modificados y generando nuevos documentos a partir de la modificación.

- Un sistema de control de acceso y manejo de la documentación sencillo pero potente, que permita además la identificación del usuario que ha gestionado la creación o modificación de cualquier documentación

- La seguridad a la hora del envío de documentación tanto a través de redes locales como de Internet

- Herramientas de búsqueda con criterios diversos para poder localizar la documentación con rapidez y eficacia.

- Compatibilidad con diferentes sistemas y aplicaciones no limitándose a uno solo, pudiendo trabajar con formatos diversos dentro del diferente rango (documentos, imágenes)

Como podrás haber comprobado estamos ante un número importante de funcionalidades que hay que exigir a nuestros sistemas de gestión documental. Esto, como te indicábamos al comienzo, lo vas a poder obtener no sólo a través de módulos concretos, también existen opciones en las que, precisamente, el sistema se centra de manera notable en esta opción, tú tienes que valorar si te interesa potenciar exclusivamente esto o te interesa un sistema transversal a los diferentes departamentos y áreas productivas de tu empresa o negocio.

 

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