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Se trata de todo programa informático creado con el objetivo de gestionar un gran volumen de documentos. Habitualmente el software de gestión documental provee de medios de almacenamiento, seguridad, recuperación de los documentos e indexación (que es capaz de elaborar índices). Una definición básica del término software de gestión documental sería la “gestión de grandes cantidades de papeles”. En un sentido más amplio, se le denomina también Enterprise Content Management (ECM) haciendo referencia a que no solo se trata de lo que comúnmente conocemos como “documento” si no que podemos estar hablando de vídeos, imágenes, planos, bases de datos, correos electrónicos, etc. +

¿Qué aporta el software de gestión documental a la empresa?

Para una empresa, contar con un software de gestión documental supone un ahorro de tiempo para sus empleados puesto que facilita el trabajo con los documentos, cada miembro de la empresa sabe, o al menos debería saber, dónde, cómo y cuándo debe guardar los documentos, así la información se guarda y se encuentra más fácilmente, por lo que es a su vez más sencillo compartir la información, y no se pierde el know how al no depender la información de una persona o grupos de personas, además se evita duplicar información. El software de gestión documental no solo soluciona el problema de almacenamiento si no que fundamentalmente facilita el acceso y la capacidad de compartir la documentación, y por lo tanto, la información. Se puede pensar que con la información guardada en discos duros y demás sistemas de almacenamiento, este problema ya estaría de por si solventado, sin embargo no es así, la sencillez de crear copias de documentos electrónicos suele traer un caos mayor que en el caso de las copias en papel, se trata de conseguir un método de fácil acceso a la documentación de la empresa para todos los miembros, pudiendo crear distintos accesos a distintos perfiles de empleado.

¿Qué funcionalidades debe cubrir el software de gestión documental?

Cualquier software de gestión documental cumple una serie de requisitos para que sea útil y funcional: que aporte una organización lógica desde los directorios informáticos, que podrán subdividirse en otros más específicos, que se puedan establecer unas normas de almacenamiento, que evite tener varias copias de un mismo documento, que sea seguro y que tenga un sistema que facilite la búsqueda de documentos. Cuanto más crece una empresa, más importante es para la misma el disponer de un software de gestión documental ya que más información manejará, tanto de clientes, como de empleados y proveedores, e incluso de otros grupos de interés, por lo que cobra especial importancia escoger el más adecuado a las necesidades de cada tipo de empresa, entre los fabricantes más populares se encuentran Microsoft, Sage o Unit4. Muchas de estas empresas ofrecen soluciones en servidores cloud, siendo las soluciones Cloud Computing de las más novedosas.

El correo electrónico y el gestor documental

Mención especial requieren las estrategias que permitan que la información intercambiada mediante correo electrónico o mensajería interna no se pierda y sea accesible para el conjunto de la empresa. La implantación y el uso del correo electrónico de forma masiva en las organizaciones no tienen mucho tiempo, pero ha tenido un éxito sin precedentes. Debido a las ventajas que tiene como sistema de comunicación, el correo electrónico se convierte rápidamente en vehículo de comunicación de decisiones de trabajo, negociaciones con los clientes o encargos de trabajo, que en otro contexto se hubieran realizado con documentos en papel. En muchas empresas, las personas son conscientes de esta importancia y se recurre al medio habitual para preservar la información que contienen: se imprimen y se guardan, incluso a veces se pasan por los registros de entrada y salida una vez que se han impreso.

Las bases de datos y el software de gestión documental

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet. Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qué parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y es por ello por lo que se las puede considerar documentos de gestión. Analizar las tendencias y posibilidades existentes nos permite establecer los elementos básicos necesarios que debemos tener en cuenta cuando planteamos soluciones aplicables en la práctica empresarial. La existencia en las organizaciones de bases de datos donde se capturan datos y documentos que contienen esos datos puede presentar varias modalidades

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