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En un sistema CRM integrado con Gestor Documental que sea eficiente, se debe contar con la interrelación entre la documentación que se quiera coordinar en los departamentos comerciales. En nuestro CRM integrado con Gestor Documental, podemos optar porque la documentación aparezca como privada, y cuyo acceso sea restringido a los usuarios que el sistema tenga acreditados para ello, o bien que sea pública para todo el conjunto de la empresa. Otra opción es que el CRM integrado con Gestor Documental aparezca en el portal de clientes, y que éstos también tengan la opción de consultarlo..

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En el entorno de las empresas y las PYMEs, el disponer de un CRM integrado con Gestor Documental supone una mejora de la productividad y una reducción de costes en sus departamentos comerciales, así como un incremento en la seguridad de los documentos relativos a la gestión de los clientes, de gran importancia y que deben estar protegidos. El objetivo es optimizar el proceso de ventas, y conseguir fidelizar a los clientes.

El CRM integrado con Gestor Documental pretende aglutinar los dos aspectos, es decir, todo el banco de datos que poseemos de nuestros clientes en el CRM, junto con la gestión documental informatizada. Si pretendemos que este sistema combinado sea eficiente, deberá ser capaz de dar respuesta a cuestiones como clasificar documentos, navegar en la estructura de los mismos, localizar documentos en función de etiquetas y atributos, pantallas de control y registros de movimientos de los diferentes documentos dentro del sistema, impresión rápida y masiva de documentos, etc.

¿Objetivo?

El objetivo es coordinar todas las labores del departamento comercial de la empresa, complementando el software documental que se ha utilizado tradicionalmente, integrando la ofimática orientada al cliente con la gestión documental, e integrando el gestor documental con diferentes soluciones ERP de gestión. De esta forma, mecanizaríamos en un mismo programa aspectos como: atención telefónica (llamadas entrantes y salientes), gestión de contactos, citas y visitas a realizar, gestión de e-mails, gestión de trabajos, informes, facturación, contabilidad, gestión ofimática y documental general, archivo de clientes con todos sus datos y nuestras actuaciones comerciales con ellos, indexación de documentos, su almacenaje y fácil localización. Protegido todo ello con unos altos niveles de seguridad.

La integración departamental en el CRM integrado con Gestor Documental genera importantes ventajas, como es el fomento del trabajo de colaboración entre los equipos, a la vez que los anima a compartir el conocimiento de la red comercial de la empresa y mejora la productividad, al permitir un acceso ágil y rápido a los datos almacenados. Los principios generales que lo inspiran son los de racionalización, economía, colaboración y una distribución eficiente de la información entre los equipos de trabajo. Los sistemas integrados unifican puestos de trabajo, favorecen la automatización de todos los procesos productivos, y orientan todos los archivos informativos del negocio en una solución única.

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