Administrar tu propia empresa puede ser complicado. Sobre todo en los inicios. Por ello, el uso de herramientas puede simplificar considerablemente la carga de trabajo tanto para ti como para tus empleados. El volumen de trabajo que puede desempeñar un recepcionista virtual en tu empresa puede ser enorme. Este tipo de software está programado para dar una perfecta atención al cliente y conseguir que la vida dentro de tu empresa resulte más fácil.

Escoger la herramienta correcta puede ser la clave del buen funcionamiento de tu negocio, ya que al aumentar y mejorar la atención a los clientes, consigues agregar mucho más valor a tu servicio, por no hablar de la confianza que generarás para tu marca.

En SoftDoit, hemos recopilado 13 razones por las que deberías instalar un software de recepcionista virtual en tu negocio. Así que ya puedes darle al play y descubrirlas.

 

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¿Qué es un recepcionista virtual?

En primer lugar, un recepcionista virtual es básicamente un software que atienda las llamadas para establecer o cancelar citas a favor del personal de una empresa, normalmente, muy usual y recomendado en los entornos de Contact Center. De esta forma, el personal puede liberarse de las funciones telefónicas y puede centrar el foco de su atención en otras tareas administrativas de oficina.

Si bien esta definición es suficiente para obtener un entendimiento general sobre cómo funciona el sistema, no resulta suficiente para llegar a una decisión sobre qué suponen a la hora de integrarlo en tu negocio. Así que para profundizar te contaremos los 13 motivos por los que necesitas instalar un software de recepcionista virtual para tu negocio o Contact Center.

 

¿Por qué instalar un software de recepcionista virtual?

 

1. En función del software, el sistema puede ser capaz de aceptar llamadas de varias líneas de teléfono simultáneamente. De esta forma, atenderás más llamadas en menos tiempo. Así pues podremos evitar llamadas abandonadas por causa de la disponibilidad de los agentes a la hora de atender el máximo número de llamadas.

2. Los mensajes que han sido adoptados por el sistema se pueden recuperar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo- como un teléfono móvil, un teléfono de oficina, un ordenador o una línea externa. Con estas opciones, hay pocas probabilidades de que se pierda una importante llamada telefónica. Incluso en días festivos y fines de semana, todavía serás capaz de revisar todos los mensajes que han sido dejados por los clientes, y si es necesario, se puede responder a ellos rápidamente.

3. La personalización es increíblemente fácil. No tienes que tener un master en programación software para personalizar y configurar al recepcionista virtual a tu gusto. La mayoría de los sistemas incluso pueden venir programados, dependiendo de tu acuerdo con el proveedor del software. Si no es así, podrás recibir asesoramiento para seguir las instrucciones de configuración.

4. Si el cliente lo desea, el recepcionista virtual podrá apoyarle en la gestión y facturación de sus cobros mediante un software de facturación online que permite emitir las facturas de los autónomos.

5. El recepcionista virtual se encargará de gestionar, organizar y programar las tareas o eventos de la empresa. Mantendrá todo en orden y avisará a los empleados de las diversas actividades que tienen programadas.

6. El cliente puede acceder a tu negocio cuando quiera, elegir quién le atenderá, escoger la hora de la cita, etc. Todo de forma sencilla. Recibirá promociones y nunca tendrá que estar esperando al teléfono, hasta que alguien le coja la llamada.

7. El recepcionista virtual puede ser programado con bienvenidas personalizadas para determinados números de teléfono, por lo que tus clientes pueden ser tratados con mayor cercanía.

8. El software de recepcionista virtual puede monitorear y grabar todas las llamadas; almacena llamadas perdidas así como todas las interacciones con clientes.  La grabación de llamadas permite medir la calidad del servicio y analizar el rendimiento de los propios operadores.

9. Puede ser de fácil integración con tu software CRM, por lo que la coordinación entre aplicaciones supone un incremento de la productividad interna de la empresa.

10. Obtendrás análisis y resultados en vivo. Todos los registros de llamadas de tus campañas de marketing generarán informes y gráficas con resultados que podrás consultar a tiempo real. Esta funcionalidad te permitirá tomar mejores decisiones comerciales en el futuro.

11. Mejora de clientes potenciales y del servicio al cliente. Podrás personalizar las interacciones con tus clientes, siempre atendiendo todas y cada una de las llamadas.

12. El servicio de un recepcionista virtual es mucho más económico que contratar a una persona más que se encargue de la gestión y recepción de llamadas, por lo tanto, favorece al ahorro económico de la empresa.

13. Un recepcionista virtual no solo puede ser útil para el sector del contact center: si en tu empresa tienes clientes llamando a tu negocio, los recepcionistas virtuales son una solución para ayudarte a crecer.

 
¿Por qué instalar un software de recepcionista virtual?+ infografia
 

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