Descubre la relación entre la seguridad y el software de gestión documental

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Antes que nada, recordemos que un software de gestión documental, es un programa que permite trabajar, administrar, conservar y archivar, todo tipo de documentos electrónicos, ya sea que hayan nacido como digitales o que los hayan convertido a este tipo de documentos.

Ahora...

Podemos adentrarnos en el complicado tema de la seguridad relacionada con el software de gestión documental. Aquí debemos tener en cuenta, la seguridad de nuestro software de gestión documental, desde diferentes puntos de vista. Por ejemplo:
- Desde la Autorización: esto significa, que quien opere con los documentos incluidos en el software de gestión documental, sea una persona que tenga la debida autorización, la que se lleva a cabo, a través de la realización de listas de control de accesos.
- Desde la Autenticación: esto se refiere, a la verificación de que la persona que dice ser la autorizada, sea realmente quien dice ser. Esto se soluciona, por lo general, a través de un nombre de usuario y de una clave personalizada, aunque el sistemas de altísima seguridad, se apela a tarjetas o huellas digitales.
- Desde la infraestructura: tomando este concepto, con respecto a que las personas autorizadas y autenticadas, que accedan a la documentación del software de gestión documental, lo hagan a través del programa correspondiente, o sea, tecnológicamente hablando, nos referimos a que se utilicen, por ejemplo, formas de comunicación seguras, que los datos almacenados estén encriptados, entre otras.
- Desde los datos que se encuentran dentro de los documentos que guarda el software de gestión documental.

Aquí debemos referirnos, a su vez, a diferentes planos:

En primer lugar, es indispensable el realizar una base de datos de los documentos incluidos en nuestro software de gestión documental. Una vez clasificados en esta base de datos, deberemos proteger los archivos más importantes, y en este sentido, nos referimos, por ejemplo, a que no se puedan descargar, a que deberán ser firmados electrónicamente o a que quien desee operar con ellos, deba recibir un permiso especial. En segundo lugar, debemos saber, dónde se encuentran ubicados nuestros documentos. Por eso, debemos organizarlos y clasificarlos. Así, en el caso de incluir documentos confidenciales, sabremos dónde están y evitaremos que se "cuelen" por la red, sin autorización y en forma descontrolada. En tercer lugar, debemos saber quién accede, en todo momento, a los documentos de nuestro software de gestión documental. Esto lo haremos a través de formularios a llenar por los usuarios que acceden a él, siempre que tengan permiso. En resumen, todas las empresas que cuentan con un software de gestión documental, deben contar con un sistema de seguridad en todos los aspectos que hemos hablado.

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