Averigua los problemas que supone seguir trabajando en papel en la empresa

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A pesar de todos los programas que existen actualmente para crear, guardar, modificar, entrelazar y eliminar todo tipo de datos y documentación, que a su vez se organizan a través de diferentes tipos de bases de datos, la mayoría de las empresas, continúan trabajando en papel. Sin embargo, en su mayoría no le prestan la atención que deberían, justamente, a los problemas que les causa el seguir trabajando en papel. Los problemas que deben enfrentar las empresas que siguen trabajando en papel, básicamente, son los que iré mencionando. Con el fin de organizar la cantidad de documentación que se encuentra en papel, la empresa deberá contratar empleados, aumentando la cantidad, en función del trabajo específico. Estos empleados, generalmente, pierden mucho tiempo buscando, localizando o archivando los documentos necesarios.

Otros inconvenientes…

Es que la empresa que sigue trabajando en papel, debe contar con máquinas como por ejemplo, impresoras y faxes, que a su vez, necesitan del toner para cumplir su cometido. También se utilizan cantidades de carpetas o biblioratos, así como cajas de cartón, en los cuales se van a archivar los documentos. Y, esas carpetas y cajas que necesita la empresa que sigue trabajando en papel, a su vez, también harán uso de muebles en los cuales deberán acomodarse, según el orden específico. Por último, esos muebles, deberán asentarse en un espacio físico, muchas veces, considerable en tamaño. Por lo tanto, todos estos problemas nos llevan al más importante, que es el que enfrentan las empresas que siguen trabajando en papel: los costos.

¿A qué me refiero? Pues, comencemos a sumar

El costo de los empleados, el costo de las máquinas y sus accesorios, las resmas de papel, las carpetas, las cajas, los muebles y el espacio físico para poder ordenar todo aquello, sumado al tiempo perdido por el procedimiento que implica el elaborar el documento en papel, hacer una fotocopia, enviarlo por fax, archivarlo en su carpeta correspondiente, es aquél que la empresa no tiene en cuenta. Sin duda alguna, en nuestra opinión, el costo es el mayor de los problemas, pues es el que agrupa a todos los demás. Los montos que se manejan son verdaderamente absurdos. 

En síntesis, una empresa que sigue trabajando en papel, debe hacer sus cálculos en función de:

- La cantidad de documentos en papel que se deben crear, buscar y/o archivar.
- El tiempo que invierten los empleados en buscar y/o archivar esos documentos.
- El costo monetario de ese tiempo, calculado en hora/hombre.

Todos esos costos, se ven reflejados, finalmente, en la reducción de las ganancias y de la productividad de la empresa, haciendo mínimo el tiempo productivo del trabajo de los empleados.

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