Averigua los hándicaps de las pymes que buscan el software ideal

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Hoy en día se encuentran multitud de herramientas de software para pymes, desde las más globales como las herramientas de ERPS y CRMS hasta más específicas como pueden ser los programa de gestión para empresas de transporte, para empresas farmacéuticas, para empresas de la construcción, para oficinas, para empresas relacionadas con la alimentación, para almacenes, o bien específicos por el área empresarial que abarcan, como puede ser un software para pymes en el área de contabilidad, en el área de RRHH, en el área de administración, en el área de dirección, en el área de compras y ventas, en el área de prevención de riesgos laborales, etc. Y además de las distintas soluciones que existen como las que acabamos de comentar, hay distintos fabricantes de estos software para pymes, con lo que las opciones que se encuentra el empresario de la pequeña y mediana empresa a la hora de decantarse por uno u otro son enormes, y escoger el más adecuado es una decisión vital para la pyme, ya que sin la herramienta adecuada, no consiguen cumplir los objetivos empresariales de la manera más rentable, que es al fin y al cabo, lo que toda pyme desea.

Los principales hándicap que se encuentran las pymes

Dos hándicap principales son los que se encuentran las pymes a la hora de escoger un software u otro: Falta de conocimiento de todas las opciones disponibles y las características de cada una y falta de tiempo. De estas dos variables se desprenden el resto de hándicap que dificultan la correcta elección, y es la mayor parte de las veces el factor determinante es el precio, la mayoría de las ocasiones por defecto, pero también por exceso, es decir, se suele escoger el más barato para ahorrar costes pero acabar con software incorrecto puede resultar más costoso a medio plazo ya que si el programa no se adecua a las necesidades actuales y futuras de la pyme, no servirá de mucho, no hay que olvidar nunca el objetivo de un programa de software que es el que facilite la información necesaria para agilizar la toma de decisiones, para aprovechar al máximo las oportunidades, conocer las debilidades y corregirlas a la mayor brevedad, y así ser más rentables y productivos que la competencia. También a veces se equivocan por exceso, es decir, compran el más caro por ser el más completo sin embargo esto no tiene porqué ser así y quizás no sólo no se adapte a las necesidades actuales, quizá nunca se adapte a las mismas, ni a largo plazo, y esta situación sólo hará complicar la vida a quienes manejen estos programas. Tanto el tiempo dedicado a conocer cuál es la mejor opción, como el importe final del software debe ser visto siempre como una inversión, nunca como un gasto, ya que las ventajas competitivas que se obtienen tomando la decisión adecuada son importantísimas. Otro problema que puede encontrarse es tener una visión a corto plazo, no teniendo en cuenta las necesidades futuras en el medio y largo plazo.

¿Cómo evitar estos hándicap?

Así pues, se debe conocer bien la estructura de la pyme y el sector específico que ocupa, su misión, su visión, tener en cuenta el número de empleados actuales y saber cuáles de ellos van a manejar el programa, contar con la opinión de las personas que están inmersas en las tareas relacionadas con el programa de gestión, conocer el volumen de facturación, las áreas de negocio críticas, conocer las ventajas e inconvenientes de tener los programas instalados en el servidor o en la nube y qué funciones concretas necesita que tenga el programa de gestión, con una visión a medio y largo plazo y global, no basada en el precio ni en las prisas. También conviene plantearse si los procedimientos que se están llevando a cabo son correctos, ya que si la actividad empresarial se está llevando a cabo desde hace tiempo es posible que la inercia haya atrapado la manera de gestionar la empresa y se requiera una revisión en este sentido, en este punto es interesante analizar si existen cuellos de botella, duplicidad de tareas, de procedimientos o de documentación, etc., con esta información a su vez, quizás se detecten nuevas necesidades que se desconocían y así se tiene una información más completa y una visión global de la situación. Conocer bien todas estas cuestiones es tarea del empresario y/o de las personas encargadas de tomar esta decisión, con esta información junto con el consejo de un experto en elección de programas de gestión que sepa, de acuerdo a la estructura de la pyme, recomendar el mejor software, liberándose así el empresario de tener que informarse entre miles de programas distintos con características distintas y de los prejuicios en torno al precio, tanto por barato, como por caro. Contar con el asesoramiento de un profesional experto ayuda no solo a la hora de tomar la decisión de adquirir una u otra solución si no que definirá con el cliente cuál es la mejor metodología de implantación, las necesidades de mantenimiento, realizará auditorías y los controles de calidad que sean necesarios. Es posible que la mejor opción sea una solución a medida en lugar de una estándar, que aunque en la mayoría de las ocasiones se pueden personalizar y ampliar, quizá no sea la mejor opción, y si lo sea una solución creada a medida de las necesidades específicas de cada empresa, suelen ser más costosas económicamente que las soluciones estándar, si bien como decíamos anteriormente, hay que pensar en la inversión y no en el gasto, ya que a medio y largo plazo, tener el mejor programa solo va a repercutir en aspectos positivos y diferenciadores de la competencia.

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