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Quizás, al leer el título de este artículo, te preguntes, en primer lugar, qué es la gestión documental, ya que si no aclaras este concepto, no podrás decidir si aprovechas o no, el uso de dispositivos móviles para la gestión documental. Por lo tanto, vamos a comenzar por definir qué es gestión documental. Sencillamente, nos referimos a un conjunto de técnicas, normas y prácticas, que se usan en una empresa, para administrar documentos de todo tipo, a lo largo de la vida de los mismos. Pero, la función de esta gestión documental, no termina ahí. ¿Por qué? Porque también nos es muy útil, para poder recuperar la información que tenemos, poder fijar el tiempo en el cual debemos guardar cada uno de nuestros documentos y por lo tanto, eliminar los que ya no nos son útiles. Además, la gestión documental, nos asegura la manera de conservar aquellos documentos que son muy importantes, a través de aplicar los principios de la economía y la racionalización. Esta gestión documental, se puede aplicar en forma manual, de hecho, así se hacía antes de que fuera creada la informática, la que, sólo ha simplificado nuestras posibilidades de alcanzar un mayor rendimiento, eficiencia y funcionalidad de nuestros documentos.

¿Cómo se lleva a cabo la gestión documental?

Por supuesto, a través de programas creados para nuestro ordenador. Sin embargo, hoy en día, también hay programas o sistemas creados para los dispositivos móviles. La tecnología avanza rápidamente y nos permite, en la actualidad, acceder a todo tipo de documentación a través de nuestro teléfono celular. Esto es importante, porque nos da la posibilidad, no solo de revisar nuestros documentos, sino que también los podemos utilizar y actualizar, desde cualquier lugar (siempre que estemos conectados a internet) y con mucha rapidez. Es como llevar nuestro archivo en el bolsillo, dentro de nuestro móvil. Desde ya, que no desde cualquier teléfono móvil podemos llevar a cabo nuestra gestión documental móvil. Se debe tratar de un teléfono inteligente. Por ese motivo, podemos viajar tranquilos en tren, autobús, taxi o por el medio de transporte que necesitemos. No perderemos nuestro valioso tiempo, ya que podremos revisar toda la documentación desde nuestro celular y gracias a la gestión documental. El smartphone, teléfono inteligente, es mucho más cómodo, en ese sentido, que un ordenador portátil, ya que es más pequeño y tiene mucho menos peso. En numerosas empresas, hoy, se estila que los empleados cuenten con un teléfono inteligente, para estar comunicados entre sí, aún dentro de las instalaciones de la misma, ya que a través de esos móviles, pueden tener los datos necesarios al instante, para que el trabajo sea mucho más eficiente y ágil.

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