Muy lejos han quedado los tiempos en que los autónomos, técnicos y demás profesionales debían visitar a sus clientes talonario en mano con el fin de facilitar un presupuesto o emitir una factura in situ, para proporcionar una hoja de servicios o cualquier otro tipo de documentación que luego debía anotarse en el software utilizado por la empresa.

La tecnología avanza imparable y ahora mismo tenemos a nuestra disposición no únicamente las tradicionales soluciones de software sino también el denominado software en la nube que nos permite realizar todos estos trámites —y muchos más— desde cualquier tablet o smartphone que esté conectado a la red. Esto se traduce, obviamente, en un aumento de la productividad y de la eficiencia de muchos procesos relacionados con la gestión interna de la empresa porque, para empezar, ya no es necesario trasladar todos estos registros manuales al programa de gestión habitual.

Utilizar un programa de este tipo ayudará a reducir el tiempo invertido en tareas administrativas, pero también facilitará la comunicación entre diferentes departamentos de la empresa, entre los trabajadores encargados de cada parte de un proyecto o entre estos y sus responsables más directos. Todo esto se traduce, pues, en una disminución del tiempo invertido en contactar con unos y otros y, por lo tanto, en una mejora del rendimiento y en una mayor productividad empresarial.

Las ventajas de utilizar un software alojado en la nube

Las ventajas que ofrece utilizar un software en la nube son muy variadas. Para empezar, ofrecen una inmediatez en la emisión de distintos documentos que era impensable hace algunos años, con la ventaja añadida de que todas estas acciones ya quedan registradas directamente, con el consiguiente ahorro de tiempo en tareas administrativas y de control que permitan llevar un registro exhaustivo de la contabilidad y la facturación.

Pero no acaba ahí la cosa. En la visita a cualquier cliente, un software alojado en la nube nos permitirá acceder a toda la documentación asociada a un proyecto concreto: contratos, comunicaciones, tareas programadas… La ejecución de todo un encargo puede vincularse a la cuenta personal del cliente, de tal manera que nos ahorraremos mucho tiempo en el intercambio de correos, en la programación o en el intercambio de información y, además, podremos ofrecerle un análisis detallado al cliente en cualquier momento y desde el móvil. Todo son mejoras.

Software en la nube, tu empresa al alcance de tu mano

Para un empleado, las ventajas de trabajar con este tipo de software como gestión son muchas: una interfaz sencilla, acceso rápido a la información, la posibilidad de llevar grandes volúmenes de datos simplemente en una tablet… Y para el administrador o gestor, contar con  un sistema de gestión que funcione a través de la red supone un alivio en muchos sentidos.

Para empezar, podrás controlar todo lo que sucede en tu empresa desde tu teléfono móvil o tu tablet: se acabaron las cadenas de mails interminables o la información que nunca llega. Con este tipo de software, tendrás todos los datos que necesites en el momento en que tú quieras.

Esto es útil no solo para reuniones con clientes, como ya hemos comentado, sino también para analizar el rendimiento de tu empresa y para mejorar la comunicación entre departamentos y colaboradores. Este tipo de programas suele permitir que se configuren diferentes perfiles y roles, por lo que cualquier trabajador podrá tener acceso a todos los datos que necesite para desempeñar sus funciones sin tener que recurrir a correos electrónicos o llamadas que reducen el tiempo dedicado al trabajo.

A tener en cuenta antes de utilizar un software en la nube

Como no es oro todo lo que reluce, es obvio que este tipo de software también tiene alguna desventaja. Para empezar, acceder a un programa de estas características requiere de una buena conexión de datos y de que la cobertura no nos falle, ya que si se da el caso no podrás conseguir la información que necesitemos.

Por otro lado, es importante confirmar que al almacenar toda la información en servidores ajenos a tu empresa se garantice a tus clientes que sus datos están a salvo y en cumplimiento de lo que dispone la Ley de Protección de Datos. Es verdad que prácticamente todos los proveedores de este tipo de programas aseguran que cumplen la normativa, responsabilidad que recae sobre el titular del fichero, pero siempre conviene informarse bien al respecto para evitar problemas en un futuro.

Pese a todo, contar con un software alojado en la nube es una gran inversión para todas aquellas empresas que deseen sumarse al carro de las nuevas tecnologías y aumentar su productividad sin realizar grandísimos esfuerzos.

busco el mejor software