Un software ERP, denominado así por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning), tiene como objetivo principal cubrir las necesidades particulares de cada empresa relacionadas con el almacenaje, los recursos humanos o la contabilidad, sea cual sea su sector de mercado o el tamaño de su estructura empresarial, e integrarlas en una única interfaz.

Esta interfaz se divide en diferentes módulos adaptados a cada departamento que están interconectados entre sí y que funcionan a partir de los datos almacenados en una base de datos específica para cada uno de ellos. Esto significa, pues, que los programas ERP manejan un elevadísimo volumen de datos que se mantienen en una actualización constante, pues de ello depende básicamente el funcionamiento del sistema y la información que facilita en todo momento mediante cualquiera de los módulos.

¿Por qué implantar un software ERP en nuestra compañía?

Uno de los factores principales que nos llevará a plantearnos la posibilidad de implantar este tipo de software en nuestra compañía es la automatización de muchos procesos que nos ahorrarán costes y tiempo: un software ERP funciona con bases de datos integradas que proporcionan un acceso rápido y directo a cualquier información que necesitemos.

Esta automatización está muy ligada a un software altamente personalizable, que se adaptará a las características de nuestra empresa para darnos la mejor solución posible en todo momento. Esto significa, pues, que necesitaremos tener muy claras nuestras necesidades para sacarle el máximo partido posible, ya que será indispensable que un ingeniero informático adapte el software ERP a la estructura de la empresa, lo cual significa que si no queremos gastarnos más de lo necesario deberemos tener muy claro qué procesos podemos suprimir, cuáles debemos optimizar y qué información es la más importante.

Sin lugar a dudas, implantar un software ERP nos ofrecerá una ventaja competitiva muy grande frente a otras compañías, ya que dispondremos en todo momento de análisis elaborados con datos en tiempo real que podremos aprovechar para planificar nuestra estrategia de ventas y de atención al cliente. Sin embargo, utilizarlo requiere de un aprendizaje del que dependerá el buen funcionamiento del programa y que, por tanto, debe llevarse a cabo por parte de toda la compañía. Así pues, es importante conocer las principales ventajas y desventajas de un software de este tipo.

Ventajas y desventajas de un software ERP

Como todos los softwares del mercado, los programas ERP cuentan con una serie de ventajas y de desventajas que deberemos valorar para decidir si será beneficioso o no para nuestra empresa contar con su implementación, teniendo en cuenta que se trata de una decisión que afectará a prácticamente cualquier departamento de la compañía.

En lo que a las ventajas se refiere, una de las más importantes consiste en la posibilidad de integrar en un único software el proceso administrativo, la producción y el suministro del producto, así como bases de datos compartidas y procesos mejorados. Esto se traduce en una mejora de la comunicación entre los diferentes departamentos e incluso empresas involucradas en el proceso empresarial, y en una colaboración más eficaz que aporta una significativa ventaja estratégica frente a la competencia.

Un software ERP también nos ayudará a aumentar la productividad de nuestra empresa, porque integra toda la información de la empresa: de esta manera, podremos reducir los costes en la realización de inventarios, realizar un seguimiento de la satisfacción de los clientes, analizar los datos de ventas o reducir el tiempo de respuesta ante las demandas que los clientes nos realicen.

Por otro lado, integrar un software ERP es un proceso costoso, tanto en tiempo como en dinero: se trata de programas complejos que requieren de personal altamente formado para utilizarlos correctamente y garantizar que la información que ofrecen es fiable y veraz. Además, implementarlos en la compañía puede suponer grandes cambios en el funcionamiento interno de los departamentos, lo cual podría traducirse en un tiempo de adaptación que repercutiría sobre la productividad.

Esto es importante porque toda la empresa deberá empezar a trabajar con el software ERP y cualquier información mal introducida afectará a los demás departamentos y a los análisis que efectúe el programa.

Software ERP, ¿sí o no?

Sin lugar a dudas, la decisión de implantar un software ERP en nuestra empresa debe someterse a la valoración de todos los departamentos que la integran, ya que es un sistema que afecta a todo el personal y que depende del buen hacer de cada uno de los trabajadores para funcionar como es debido.

En nuestra mano está poner en una balanza tanto las ventajas como las desventajas que presenta este tipo de software y decidir si puede darnos un beneficio real pese a las dificultades que supone su implantación efectiva o si, por el contrario, este método de tratamiento de la información no es el más adecuado para nuestro modelo de negocio.

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