El sistema ERP es un sistema computacional para la planificación de recursos de la empresa que surge para cubrir necesidades específicas de la misma. Así, los departamentos de la organización aprovechan un único programa de software para cubrir un amplio número de recursos de gestión que se mueven entre la contabilidad, los recursos humanos y el producto.

A través de SoftDOit, comparador de software empresarial de gran éxito en el mercado hispanohablante como el de Méjico o España, podemos acercarnos hacia las principales necesidades de las empresas a un lado y otro del Pacífico para comprender por qué el control logístico de los diferentes departamentos reclama, antes o después, un sistema ERP.

El fin de estos programas de planificación es encontrar un único medio que permita el control logístico tanto a una pyme como a una gran empresa multinacional, desde funciones de almacén hasta producción, logística o recursos humanos.

El sistema ERP combina los departamentos de tu empresa

Podemos imaginar una empresa que tiene diferentes departamentos y programas de control de los mismos; así, los gastos e ingresos los maneja el departamento de contabilidad, y las tareas de inventario se tratan desde el almacén. La instalación de un sistema ERP permite combinar un software integrado que hace posible a las diferentes secciones comunicarse entre sí.

Además, el software ERP automatiza las tareas asociadas a las actividades del negocio. Por esta razón es muy importante definir qué necesitamos antes de plantearnos contratar o adaptar un sistema ERP para la empresa. Tengamos siempre presente que las dos características básicas es que este sea amistoso y modular, es decir, por un lado, de fácil manejo y, por el otro, que pueda crecer en funciones de ser esto necesario.

Si buscamos definir la principal ventaja de un sistema ERP deberíamos hablar de la organización del mismo, puesto que su interconexión permite el trabajo entre secciones que se ayudan unas a otras facilitando que estas se complementen. Podremos incluso obviar muchos de ellos que no necesitemos y centrando la atención en aquellos que sí son necesarios para nuestro mercado o trabajo.

A este respecto, un ejemplo más visual sería imaginar a una empresa que nos hace un gran pedido de ordenadores a nuestro almacén en Méjico para un envío a España. Tras avisar del envío, e imaginando que no contamos con un sistema ERP, será muy difícil hacer un seguimiento, porque el proceso estante a estante, departamento a departamento pasará por numerosos sistemas informáticos, pero estos no estarán conectados entre ellos. El problema es que todo ello puede suponer pérdida de información o de producto, y falta de control total, porque solo el departamento por el que acaba de pasar el producto lo sabrá, y el soporte al cliente estará en todo momento “ciego”, o tendrá que hacer continuas llamadas a almacén para saber si el producto ya llegó. De ahí, la típica respuesta: “Debemos telefonear al almacén.”

Elegir el sistema ERP

Las ventajas de implantar correctamente un sistema ERP en grandes y pequeñas negocios son gigantescas: control, menos tiempos de espera y más trabajos automatizados… Sin embargo, escoger entre un programa diseñado a medida o uno freeware no siempre es tarea fácil y dependerá de muchos factores: el tamaño de nuestra plantilla, las funciones que debe contener el programa…

El software ERP debe escogerse según las necesidades de la empresa. Una gran empresa puede ahorrar miles y miles de euros por estandarizar procesos y contar con una visión general de los recursos. Otra tendrá que hacer una inversión pequeña porque su plantilla no es excesivamente grande.

Además, diseñar código y adaptar el sistema a una serie de funciones concretas será siempre lo más caro, pero muchos sectores tienen opciones mucho más económicas, como el sector de los transportes o almacén. Por norma, lo importante es saber qué necesitamos y con qué funciones cuenta el sistema ERP: características, módulos, etc… de importancia para el sector o el tipo de empresa: ¿qué nos exige?

Los cambios en el código del programa, también conocidos como reingeniería de sistemas permitirán adaptar el sistema, pero lo encarecerán por el coste de un equipo informático. Por ello, el uso de herramientas de búsqueda de software puede ser una buena opción para evitar ese coste extra.

Por último, la pregunta adecuada antes de decidirse por uno es si tenemos suficiente información y la seguridad de que cubrirá nuestras necesidades específicas. Si no disponemos de conocimientos suficientes, el buen asesoramiento tiene en cuenta nuestro negocio y todo aquello que no vemos (modelo, gestión, interacción entre sistemas), por lo que siempre es de ayuda.

Lo mejor es que aprovechemos los comparadores de calidad y busquemos asesoramiento en los mismos: su infraestructura les permitirá aconsejarnos o buscarnos una solución de calidad en España, en Méjico y en el resto de Latinoamérica.