El software ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning) surge para cubrir una necesidad específica de empresas de cualquier tamaño y sector; su organización vertical permite tanto a una pyme como a una gran empresa un control logístico total en múltiples departamentos. Así, estos sistemas —denominados, por regla general, de backoffice, o trastienda— se centran en ofrecer una solución completa a las funciones de producción, almacenaje, logística, contabilidad y recursos humanos.

¿Necesito un software ERP? ¿Por qué?

A grandes rasgos, el software ERP destaca en la automatización de tareas asociadas a las actividades del negocio en sí, por lo que es muy importante realizar un análisis completo de nuestras necesidades antes de plantearnos escoger un determinado ERP.

Sin embargo, debemos tener presente que un buen software ERP debe ser amigable (configurable) y modular, características básicas y distintivas frente a otros programas de contabilidad, control de la información o logística.

Por un lado, su naturaleza escalable y su organización estructural permiten que las actividades y necesidades de los distintos sectores o departamentos de la empresa se complementen o trabajen entre ellos; instalándose incluso, únicamente, aquellos que el cliente o usuario estime realmente necesarios para su actividad empresarial.

Por otro lado, el software ERP se diseña a través de código, y muchos de ellos cuentan con herramientas de programación que facilitan los cambios y mejoras rápidas en las funcionalidades del sistema.

En pocas palabras, un software ERP dispone de una base de datos centralizada que acoge las operaciones y permite que se relacionen entre sí, facilitando el flujo de la información de las operaciones y completándolo con mayor precisión.

No obstante, esta gran precisión se consigue con procesos de reingeniería de sistemas que, si bien no siempre resultan necesarios, es habitual que se requiera una programación específica dependiendo del sector y las tareas que debe cubrir el programa ERP en la empresa; el tiempo y el dinero invertido en el software ERP obliga a las empresas interesadas a descubrir qué solución se adapta mejor a sus grupos de trabajo, por lo que los buscadores específicos de softwarey software ERP son una alternativa a tener en cuenta; en especial, aquellos que funcionan con precisión y ofrecen resultados actualizados como Buscoelmejor.

Consejos para elegir tu software ERP

Ahora que ya sabemos qué es un software ERP y con qué funcionalidades cuenta, es importante tener presente las características, módulos y necesidades que nuestro sector o modelo corporativo nos exigen.

Asimismo, es interesante tener presente que ciertos sectores muy proclives al uso de funcionalidades de este tipo pueden contar con programas ERP más adaptados a su sector de trabajo como, por ejemplo, la industria química, farmacéutica o de almacenaje, para las que ya suelen crearse sistemas verticales concretos por la naturaleza misma de los procesos con los que estas trabajan.

En nuestra elección de un buen software ERP, tendremos presente si el sistema cuenta con una buena estructura modular o si, por el contrario, puede requerir de excesivos procesos de reingeniería de sistemas para su correcta adaptación. Todo este trabajo se transformará en horas de dedicación para un informático o un ingeniero de sistemas y supondrá un sobrecoste que, probablemente, podríamos haber evitado.

Previamente a la implantación del software ERP nos preguntaremos si aquel que hemos escogido cubrirá adecuadamente las principales necesidades de la firma; aquí, tendremos que tener presente las necesidades específicas del sector, pero también complementarlo con los objetivos principales a los que cualquier sistema de planificación de recursos empresariales pretende dar solución: optimización de los procesos, acceso a la información, flujo adecuado de la misma y eliminación de datos y procesos innecesarios.

Seguidamente, es importante un asesoramiento de calidad por profesionales que no solo puedan evaluar, atender y dar respuesta a nuestras necesidades específicas, sino también definir y compartir con el cliente todos aquellos aspectos metodológicos durante la implantación del software ERP y, posteriormente, cuando el mismo ya esté funcionando dentro de la empresa. Para el éxito en la implantación del sistema, estos profesionales deben tener presente en todo momento el resultado final, el modelo de negocio, el sistema de gestión planteado y la interacción entre ellos, otros programas que complementen las funcionalidades del ERP y las auditorías y controles de calidad necesarios para aplicar las correcciones y cambios que puedan ser necesarias.

La implantación de un software ERP cuida detalles que ofrecen una clara ventaja competitiva como, por ejemplo, la personalización de un determinado sistema de procesos de la información y exige cuidar otros, como el aprendizaje de los usuarios —siempre dependiendo de las funcionalidades o las utilidades que se ponen a disposición del cliente— o el mal funcionamiento de un departamento, que puede afectar al resto, por lo que es muy importante que la empresa encuentre al proveedor adecuado que dé solución a sus necesidades. 

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