¡Ya está decidido! Tú, tu jefe, el equipo de administración o el departamento comercial de la empresa han decidido que se va a dar el salto a un nuevo nivel y vamos a empezar a trabajar con un software CRM para abrir el abanico de oportunidades, la planificación y el seguimiento del marketing de la empresa.

Las razones para integrar un software CRM siempre son subjetivas y específicas en un 90%, pero cualquier firma comercial debería tener presente, hoy día, que las ventajas a nivel comercial y, sobre todo, en lo que se refiere a los procesos de marketing (especialmente ahora, con las nuevas estrategias de inbound marketing que ya se están unificando) y servicio al cliente, son enormes.

Sin embargo, integrar una solución CRM no es tan simple como decirlo, y hay una serie de decisiones que tenemos que tomar antes de decidirnos a implementarla. A continuación, vamos a ver con más detalle qué deberíamos tener muy presente, qué debemos analizar con calma y qué pasos se recomiendan seguir.

Cinco aspectos que ayudan a decidir el software CRM perfecto para nosotros

1 Tamaño de las BBDD, o bases de datos distribuidas

Los software CRM tienen diferentes funcionalidades y límites; no cualquier software CRM puede procesar millones de fichas que importamos de varias bases de datos, y no todas las empresas necesitan (ni tienen) bases de datos enormes que tienen que unificar y centralizar. Ante todo, evaluemos las capacidades técnicas de la BDD para evitar sorpresas a posteriori.

La mayoría funciona bien hasta los cientos de miles de fichas, pero hay tecnologías que funcionan mejor para grandes volúmenes y tecnologías que funcionan peor. Esta será la primera decisión a tomar.

2 Funcionalidades del software CRM

Ninguna empresa debería adaptarse a un software CRM: eso no funciona. La búsqueda de una solución comercial de estas características irá siempre dirigida hacia encontrar el mejor medio para automatizar funciones dirigidas a otras empresas o hacia el cliente final o consumidor; por norma, estos son los dos tipos principales de software: B2B (business to business; empresa a empresa) y B2C (Business to consumer; empresa a consumidor).

Las funciones específicas que podamos necesitar también irán muy enfocadas hacia la búsqueda de un tipo de software más masivo o más personalizado, lo que tiene una relación directa con el punto tres: el presupuesto a invertir.

3 El presupuesto, o cuánto vamos a gastar

No siempre necesitamos un software CRM de grandísima fama en el mercado; en especial, si no somos una gran firma multinacional. A veces, puede valer con una opción de código abierto, o podemos optar por una solución con buenas referencias de una pequeña pyme. En realidad, no depende del precio, sino de evaluar las funcionalidades de la solución y el presupuesto que se adapta a nosotros.

4 Requisitos técnicos

Cuando aparezcan problemas de mantenimiento o debamos flexibilizar la solución CRM o agregar funcionalidades al software CRM, ¿cómo lo haremos? Plantear la integración del software supondrá saber cómo se resolverán. ¿La implementación la hace la empresa a través de un departamento interno y el control también quedará en casa o se subcontratará a una empresa externa? Tras la toma de decisiones este tema es muy importante que quede cerrado para evitar cualquier crisis.

5 ¿Quién va a usar el CRM? El perfil del usuario

¿El software tiene un buen nivel de usabilidad? ¿Se adapta al perfil del usuario? ¿Es intuitivo, y es necesario que lo sea en este caso? Por regla general, vale la pena buscar la solución más amigable para el equipo.

Los responsables de la toma de decisiones con respecto al software CRM deberán evaluar los aspectos principales y escoger entre la mejor opción con la que contemos. Ninguna empresa trabaja con el “bueno, bonito y barato” o, en este caso, calidad, usabilidad y buen precio, pero sí podemos encontrar la mejor solución que se adapte a nosotros en esos mismos términos.

Una vez tengamos claro todo lo anterior, es importante especificar los pasos que seguirá la integración del software CRM, lo que ayudará a que todo ello sea más eficaz y rápido.

Una vez decidido, pasos para integrar el software CRM

Antes de la implementación del software CRM, y una vez se hayan planteado las necesidades (funciones, procesos, precio, etc.), es básico hacer un test o prueba que nos permita evaluar en un caso práctico porqué elegir esa solución y no otra.

Antes de optar por una u otra opción, también es necesario tener muy presente las necesidades y peticiones de proveedores y cliente final, esta información, tradicionalmente, se consigue a través de peticiones de información y demostraciones prácticas.

Como véis, la integración es un proceso largo y bastante complejo, donde la toma de decisiones se tiene que estructurar lo mejor posible para que el software CRM sea eficaz a todos los niveles, tanto dentro como fuera de la estructura corporativa.